Paragraaf 5 Bedrijfsvoering

Bedrijfsvoering draait om het sturen en beheersen van de organisatie om de geplande resultaten zo effectief en efficiënt mogelijk te realiseren. Het gaat dus om antwoorden op hoe-vragen. Vraagstukken waar het college zich dagelijks mee bezighoudt. Er zijn ook thema’s die de kaderstellende rol van de raad raken. Deze paragraaf gaat daarop in.

De gemeente Woerden staat voor een groot aantal uitdagingen op onder andere het gebied van personeel en organisatie. Het afgelopen jaar heeft ons duidelijk laten zien dat onze organisatie onder druk staat, wat tot uiting komt in een aanzienlijk personeelsverloop en een stijgend ziekteverzuim. Deze situatie heeft geleid tot vertraging in taken en bijstelling van onze ambities. Om met deze uitdagingen om te gaan, heeft onze directie een diepgaande analyse uitgevoerd. Gedurende de afgelopen maanden hebben gesprekken plaatsgevonden met het college en met een raadswerkgroep Organisatie, om doeltreffende oplossingen te verkennen. Uit deze constructieve gesprekken is duidelijk geworden dat meerdere factoren hebben bijgedragen aan de huidige druk op onze organisatie: 

1. Ambitieuze doelen en externe invloeden: Onze gemeente heeft zich lange tijd gericht op ambitieuze ruimtelijke ontwikkelingen en het versterken van de sociale cohesie. Deze nobele doelen hebben echter bijgedragen aan de druk op onze ambtelijke capaciteit. Daarnaast hebben externe invloeden zoals de vluchtelingencrisis, mondiale conflicten en de nasleep van de COVID-19-pandemie eveneens geleid tot de vraag naar extra inzet van onze ambtenaren.
2. Weeffouten uit het verleden: Eerder gemaakte organisatorische keuzes hebben geleid tot fouten die nu rechtgezet moeten worden. Hierbij gaat het onder andere om een te grote span of control voor managers, een verkleinde P&O-afdeling en een onvoldoende inschatting van de impact van groeiende wet- en regelgeving. 

We zijn ervan overtuigd dat stilzitten geen optie is. Als we geen actie ondernemen, bestaat het risico dat het ziekteverzuim verder toeneemt en we steeds afhankelijker worden van externe krachten. We zien twee mogelijke oplossingen: het uitbreiden van ons personeelsbestand of het bijstellen van onze bestuurlijke ambities. 

In deze begroting kiezen we voor een pragmatische middenweg, conform besluiten die zijn genomen bij de behandeling van de kadernota. We erkennen dat het uitbreiden van ons personeelsbestand in de huidige arbeidsmarkt complex kan zijn. Daarom gaan we in 2024 allereerst onze ambities op het gebied van ruimtelijke ontwikkelingen en sociale cohesie aanpassen. Daarnaast moeten we geleidelijk groeien om zo de externe invloeden en de 'weeffouten' uit het verleden het hoofd te bieden. 

Om deze nieuwe koers mogelijk te maken, is voor 2024 in de begroting een structurele investering van € 2 miljoen opgenomen, waarmee we onze organisatie met ongeveer 20 fte kunnen versterken. Het eerste miljoen is per 1 januari 2024 beschikbaar; voor het tweede miljoen moet uitvoering worden gegeven aan het amendement 'gefaseerde investering, integrale organisatieontwikkeling vanuit een visie'. Bovendien zullen we het gesprek initiëren over het verminderen van onze investeringsambities. Deze benadering heeft niet alleen positieve gevolgen voor onze schuldquote, maar zal tevens leiden tot minder ambtelijke inzet. 

We benadrukken graag dat we in 2024 actief werken aan initiatieven die de basis zullen leggen voor duurzame groei en stabiliteit. We zetten een regionaal traineeship op, starten een flow-leertraject om jong personeel op te leiden en versterken ons recruitmentproces. Daarnaast nemen we ons functiehuis onder de loep en zetten we gerichte stappen om ons personeelsbeleid te optimaliseren en de basis op orde te brengen. Een regelmatige terugkoppeling aan de raad over de stand van zaken van deze initiatieven is uiteraard onderdeel van dit verbeterproces. 

Huis op Orde 

Het programma 'Huis op Orde' is volop in uitvoering en ook in 2024 zetten we verder in op structuur, ritme en voorspelbaarheid in onze activiteiten. De metafoor van een ‘opgeruimd huis’ past bij het beeld dat wij als organisatie voor ogen hebben. Door het verbeteren van ritme, structuur en voorspelbaarheid in ons werk brengen we rust in onze organisatie. Daardoor opereren we vanuit overzicht en kunnen we adequaat anticiperen en reageren op vragen van inwoners en bestuur. We weten waar we aan toe zijn en wat we wel en niet kunnen (in jargon: we zijn in control) als er nieuwe vragen op ons afkomen . We bepalen wat de juiste kwaliteit van onze dienstverlening is. We zijn voorspelbaar in de kwaliteit die we leveren en zijn goed toegerust en opgeruimd om in te spelen op (toekomstige) ontwikkelingen.

Het betekent dat we processen, informatie en afspraken gaan vastleggen. We leren ons werk zo in te richten dat elk proces een eigenaar heeft. Dat we als medewerkers van de gemeenten Woerden en Oudewater inzicht hebben in hoeveel werk we te doen hebben, hoeveel uur dit kost, wat er wel of niet bij kan, dat we vaker prioriteren én vaker onze grenzen aangeven. We gaan verder met continu verbeteren.

We worden in deze continue verbeterslag gecoacht, gefaciliteerd door de projecten binnen het programma Huis op Orde,  Ook leren we dat verbeteren geen eenmalige exercitie is. Deze verandering kost inzet van het programma, het management en de individuele medewerkers. Wij doen dit samen. 

Met de voorgestelde doelen en budgetten in deze begroting zetten we de eerste stappen richting het verlagen van de werkdruk binnen onze ambtelijke organisatie en het bouwen aan een veerkrachtige en duurzame toekomst voor de gemeente Woerden. 

In 2022 zijn wij gestart met de jaarlijkse herijking van onze informatievisie/ informatieplan. De informatievisie geeft richting en stelt kaders aan hoe de gemeente omgaat met informatievoorziening, informatiebeveiliging en datagebruik. De informatievisie wordt jaarlijks omgezet in plannen om onze ICT-omgeving up-to-date te houden en steeds te laten voldoen aan de eisen van onze gebruikers. De informatievisie bevat de volgende doelstellingen:

• Betere (interne) dienstverlening
• Modern en veilig werken
• Gebruiksvriendelijke ICT-omgeving
• Digitaal zelfstandige collega’s
• Informatie duurzaam toegankelijk

Een belangrijke pijler is ‘veilig werken’. De gemeente heeft een grote verantwoordelijkheid naar burgers, bedrijven en instellingen als het gaat om de beveiliging van gegevens en de continuïteit van dienstverlening. Digitalisering brengt steeds nieuwe dreigingen en risico’s met zich mee. De huidige cyberdreigingen maken duidelijk wat de impact is op de continuïteit van dienstverlening van de gemeente. Dit vraagt om een actueel beeld over de weerbaarheid van de organisatie.

Medewerkers moeten zich bewust zijn van de risico’s en de gevolgen van het eigen handelen. We werken daarom aan het vergroten van veilig en privacybewust gedrag van medewerkers, door dit continu te stimuleren en te meten. 

Onze processen en techniek laten we regelmatig onderzoeken door auditors/pentesters. Wij verwachten hiermee een goede impactanalyse te kunnen uitvoeren als de nieuwe Europese richtlijn rondom informatiebeveiliging (NIS2) ook op gemeenten van toepassing verklaard wordt. 

Een van de taken in het domein Bedrijfsvoering is het bevorderen en bewaken van de juridische kwaliteit van onze dienstverlening. We willen een betrouwbare overheid zijn voor onze inwoners, bedrijven en organisatie door als gemeente rechtmatig, rechtvaardig en behoorlijk te handelen.

Hoofdtaken binnen het juridisch werkveld zijn: 

• Juridische advisering aan college, bestuur en de ambtelijke organisatie
• Waarborgen van de juridische kwaliteit en risicomanagement
• Behartigen van de juridische belangen van de gemeente, met oog voor inwoners, organisaties en ondernemers
• Beperken of voorkomen van schade maar procederen waar nodig
• Tijdige, rechtmatige en procedureel rechtvaardige afhandeling van bezwaarschriften
• Het (adviseren bij) voeren van procedures in (hoger) beroep
• Tijdige bekendmaking van wet- en regelgeving
• Kwaliteitscontrole van het bestuurlijk besluitvormingsproces
• Coördinatie en advisering bij klachten

Ontwikkelingen:

1. Lean maken van het bezwaarproces ten behoeve van een efficiënt proces en tijdige afhandeling van bezwaren.
2. Inzetten van alternatieve wijzen van geschilbeslechting: (pre-)mediation en/of informele gesprekken om bezwaren en klachten te verminderen.
3. Juridische kwaliteitszorg. Door gebrek aan capaciteit is er achterstand op het gebied van juridische kwaliteitszorg. Dit betreft actualisering van, anticipatie op en implementatie van regelgeving. Kwaliteitsnormen worden niet altijd gehaald. Via prioritering en gefaseerde aanpak wordt getracht deze achterstand in te lopen. We gaan ons inspannen om de juridische kwaliteitszorg te borgen in de algehele kwaliteitszorg van (werk)processen en in de voorbereiding en uitvoering van besluiten te borgen. Dit doen we onder andere door het aanbieden (via de Groene Hart Academie) van kennissessies ter verbetering van het bestuurlijke besluitvormingsproces en ter verhoging van de juridische kwaliteit (binnen het sociaal domein).

Met ingang van begrotingsjaar 2023 is de rechtmatigheidsverantwoording een wettelijke verplichting voor gemeenten. Doel van de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is om de kaderstellende en controlerende taak van de raad te versterken. Het belangrijkste gevolg van deze wetswijziging op de gemeente  heeft betrekking op de rolverdeling tussen de raad, college en externe accountant:

Voorheen was de accountant verantwoordelijk voor het afgeven van een verklaring op getrouwheid én rechtmatigheid. In het vervolg zal het college een rechtmatigheidsverantwoording opstellen en opnemen in de jaarstukken. Daarin wordt door het college verantwoording afgelegd over de naleving van wet- en regelgeving bij de totstandkoming van de baten en lasten en balansmutaties in de jaarrekening. De SiSa-verantwoording maakt geen deel uit van de rechtmatigheidsverantwoording omdat het college daarover niet aan de raad maar aan het Rijk verantwoording aflegt.

De raad stelt, op voorstel van het college, de verantwoordingsgrenzen en tolerantie vast voor de rechtmatigheid. 

De externe accountant zal in zijn controleverklaring geen afzonderlijk oordeel meer geven over het aspect rechtmatigheid. De accountantscontrole blijft wel gericht op de getrouwheid van de jaarrekening; daaronder valt ook de juistheid en volledigheid van de rechtmatigheidsverantwoording. De accountant kijkt dus nog wel of de rechtmatigheidsverantwoording ‘juist’ is.

In 2023 zijn de benodigde wettelijke verordeningen en beleidsstukken geactualiseerd naar aanleiding van deze gewijzigde rolverdeling.

Dienstverleningsovereenkomst (DVO)
De gemeente Woerden voert zoals bekend ook taken uit voor de gemeente Oudewater. Deze dienstverlening is beschreven in een dienstverleningsovereenkomst (DVO). De DVO is op 16 juli 2020 door de gemeenteraden van zowel Oudewater als Woerden weer voor vijf jaar vastgesteld en loopt op 1-1-2026 af. Aanvullend worden er jaarlijks afspraken gemaakt voor aanvullende dienstverlening door de gemeente Woerden in een zogeheten Uitvoeringsovereenkomst (UVO). 

Ontwikkelingen 2024 en verder
Naar verwachting wordt begin 2024 de evaluatie van de huidige DVO-periode afgerond zodat de gemeentebesturen van Oudewater en Woerden in staat zijn om te bepalen of en in welke vorm de samenwerking wordt voortgezet. Deze bestuurlijke keuze dient eind 2024 te zijn gemaakt zodat 2025 benut kan worden voor de implementatie van de werkwijze vanaf 1-1-2026.

In onderstaande tabel staan de bedragen die in 2024 gemoeid zijn met de dienstverlening aan gemeente Oudewater.

Vanaf het begrotingsjaar 2017 lichten gemeenten de effecten van beleid toe door een vaste set beleidsindicatoren op te nemen in de begroting en de jaarrekening. Dit wordt voorgeschreven in het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). Het gaat hier deels om indicatoren afkomstig uit http://waarstaatjegemeente.nl (-> product -> BBV). De overige indicatoren dienen uit eigen gegevens of de eigen begroting overgenomen te worden omdat er geen landelijke bron voor beschikbaar is. Deze indicatoren worden dus niet ontsloten via waarstaatjegemeente.nl. De indicatoren zijn in de programmaverantwoording vermeld onder programma 1. Het betreft:  

• Formatie
• Bezetting
• Apparaatskosten
• Externe inhuur
• Overheadkosten  

Formatie/bezetting

De formatie van het ambtelijk apparaat voor het begrotingsjaar betreft het aantal fte’s op peildatum dat is ingevuld met een vaste of tijdelijke aanstelling plus de nog in te vullen vacatures. Eén fte is het equivalent van een 36-urige werkweek. De totale bedrijfsomvang is inclusief de capaciteit die benodigd is voor taken die de organisatie uitvoert voor andere overheidsorganisaties. Het aantal fte’s in het overzicht is exclusief de formatie van het RHC, het college, de griffie en de raad.  

Externe inhuur 

Uitgangspunt is dat er beperkt kosten voor inhuur externen worden begroot. Externe inhuur is begroot op plekken waar het werkaanbod kan fluctueren, zoals in het sociaal domein (aanvragen) of burgerzaken (balie). Verreweg de meeste kosten voor externe inhuur worden uitgegeven in de projectenorganisatie. De projecten (ruimtelijke ontwikkeling en openbare ruimte) worden deels door eigen mensen uitgevoerd en deels door externe inhuur. In de begroting van de projecten worden de uren voor eigen mensen en externe inhuur meegenomen in de VAT-kosten. Overige externe inhuur wordt betaald uit de reguliere loonsom, bijvoorbeeld bij vacatures die op korte termijn ingevuld moeten worden met een externe. We kijken kritisch naar de inzet van externe inhuur. Er wordt onderzocht waar het mogelijk is om van inhuur naar vast overgegaan kan worden, indien sprake is van langdurige formatie behoefte. Daarnaast worden waar mogelijk externe financieringsstromen door bijdrage van andere overheden of subsidiemogelijkheden ingezet. 

Verspreid over de begroting zijn diverse stelposten opgenomen. In een overzicht samengebracht zijn dit de volgende: