Paragraaf 5 Bedrijfsvoering

Bedrijfsvoering draait om het sturen en beheersen van de organisatie om de geplande resultaten zo effectief en efficiënt mogelijk te realiseren. Het gaat dus om antwoorden op hoe-vragen. Vraagstukken waar het college zich dagelijks mee bezighoudt. Er zijn ook thema’s die de kaderstellende rol van de raad raken. Deze paragraaf gaat daarop in.

In het kader van persoonlijke en professionele ontwikkeling, verrichten collega’s diverse activiteiten. We zijn er trots op dat we een goed lopend Jong Groene Hart Netwerk hebben. Waar collega’s onder de 35 jaar met elkaar in contact komen tijdens informele activiteiten. Het afgelopen jaar zijn meer dan 40 medewerkers gecoacht door de interne coachpool van de Groene Hart Academie. Dit heeft medewerkers geholpen bij hun loopbaan, vitaliteit, vaardigheden etc. en kostte de organisatie weinig extra middelen. Het afgelopen jaar stonden naast het reguliere aanbod van de Groene Hart Academie vooral de gespreksvaardigheden met betrekking tot goed opdrachtgever- en opdrachtnemerschap, projectmatig werken en slimmer werken met Office365 in de schijnwerpers. Ook interne trainers begeleiden groepen collega’s in het kader van intervisie, Roos van Leary, feedback etc. De Groene Hart Academie werkt samen met de gemeenten Lopik en Montfoort. Dit biedt als (extra) voordeel dat collega’s van omliggende gemeenten elkaar informeel ontmoeten tijdens trainingen, workshops en inspiratiesessies.

Bestuursopdracht

Uw raad heeft in 2018 besloten om € 2,8 miljoen te investeren in de kwaliteit van de gemeentelijke organisatie  (raadsbesluit 18R.00568). Dit moest leiden tot een kwaliteitsimpuls en een structurele besparing op de apparaatskosten van € 1,5 miljoen in 2023. Om een aantal van de businesscases mogelijk te maken moest ook een aantal structurele uitgaven worden verhoogd. Met het vaststellen van de begroting (raad van 17 november 2022) is besloten om de bestuursopdracht af te ronden. Aanvullend daarop is via een motie aan het college opdracht gegeven om:

1. de bestuursopdracht uiterlijk in het eerste kwartaal van 2023 af te ronden door de gemeenteraad te informeren over de resultaten van de bestuursopdracht in financiële en inhoudelijke zin; 
2. daarbij ook nadrukkelijk stil te staan bij wat er van deze bestuursopdracht geleerd is en wat als verbeterpunt(en) kan worden meegenomen naar de toekomst. 

Deze afronding, in de vorm van een RIB, is in mei 2023 aan de raad gestuurd.

Organisatieontwikkeling

In de Kadernota die in juli 2023 is behandeld heeft het college uw raad voorgesteld om de organisatie te versterken met ca. 20 fte, voor een bedrag van € 2 miljoen. Dit voorstel was het gevolg van intensieve gesprekken tussen het college en de directie naar aanleiding van de constatering dat de ambities niet in lijn zijn met de beschikbare capaciteit en financiële middelen. De investering in de organisatie moet gepaard gaan met maatregelen om de bestuurlijke ambities te verlagen. Uw raad heeft bij de behandeling van de Kadernota een amendement aangenomen waarin u heeft aangegeven de investering in de organisatie te willen faseren en daarbij een integrale visie op de organisatie en de organisatieontwikkeling voorwaardelijk te stellen. In de raadsinformatiebrief van 24 oktober 2023 is uitgebreid de context en aanleiding van de vraag geschetst en is uw raad meegenomen in de lopende ontwikkelingen, zoals het op orde brengen van P&O en het uitbreiden van de directie met één directeur. 

Om de organisatie gericht en planmatig te kunnen doorontwikkelen heeft de directie in 2023, onder begeleiding van externe adviseurs en met de teammanagers, een organisatieanalyse en een visie op de organisatie gemaakt. Om onze visie waar te maken zijn hierbij vier kernwaarden bepaald en een stip op de horizon (waar staan we over 4- jaar) gedefinieerd. Tot slot is er een plan van aanpak opgesteld om de ontwikkeling te realiseren. Dit sluit aan op de wens van uw raad en de voorwaarde voor de toekenning van de tweede tranche van structureel € 1 miljoen.

Om meer sturing te geven aan en kwaliteit te leveren is team P&O versterkt. De teamstructuur is opnieuw opgebouwd, volgens een voor de organisatie passende indeling en met functies die wettelijk vereist zijn (zoals arbo en verzuim) als voor de organisatie zelf (zoals recruitment en P&O advies en organisatieontwikkeling). In 2023 heeft een er een medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO) plaatsgevonden. De uitkomsten daarvan zijn geanalyseerd en zijn onder andere input geweest voor het plan van aanpak organisatieontwikkeling. 

Informatievoorziening wordt steeds belangrijker en steeds complexer. Taken worden vanuit de centrale overheid overgedragen naar de gemeenten. Een toenemende uitwisseling van informatie vindt plaats met ketenpartners, samenwerkingsverbanden en andere overheden. Daarnaast wordt meer en meer nadruk gelegd op transparantie in onze dienstverlening met inwoners, bedrijven en instellingen. 

Het inzetten van informatietechnologie speelt een belangrijke rol bij enerzijds het voldoen aan wettelijke verplichtingen, anderzijds in het leveren van optimale dienstverlening en efficiënte bedrijfsvoering. We willen zo goed mogelijk aansluiten op de steeds snellere dynamiek van de stad. We moeten als organisatie zodanig wendbaar zijn dat we om kunnen gaan met veranderende maatschappelijke en technologische ontwikkelingen. Technologie en de digitalisering van bedrijfsprocessen spelen daarbij een steeds belangrijkere rol. 

We hebben ons geconcentreerd op de volgende pijlers: 
1. Verbetering van onze interne dienstverlening 
2. Modern en gebruiksvriendelijk 
3. Veilig en goed beschermd 
4. Digitaal zelfstandige collega’s
5. Communicatie en samenwerken
6. ICT-processen op orde
7. Datagestuurd werken

1.    Verbetering van onze interne dienstverlening 
In 2023 hebben we ons servicemanagementsysteem vervangen. Het nieuwe servicemanagement systeem geeft ons voordelen in verdergaand automatiseren en het continu bijsturen van onze dienstverlening. Het belangrijkste resultaat is het automatiseren van het in dienst – doorstroom en uitstroomproces. 

2.    Modern en gebruiksvriendelijk
2023 stond hierbij in het teken in het begin van het moderniseren van de ICT-werkplek. Zo hebben we alle ‘thinclients’ vervangen voor ‘dockingstations’. Dit heeft ons de mogelijkheid gegeven om ons nu te concentreren op de doorontwikkeling van de laptop als belangrijkste werkplek. De medewerker kan tegenwoordig met de laptop altijd ARBO-conform werken in het gemeentehuis. 

3.    Veilig en goed beschermd
We hebben ons geconcentreerd op hands-on training van systeembeheer/ servicedesk. Dit zodat deze doelgroep zich voldoende geëquipeerd is in geval van calamiteiten. 
Daarnaast zijn we in 2022 gestart met periodieke kwetsbaarhedenscan en monitoring en respons. Dit zowel preventief als in de vorm van proactieve maatregelen. In de moderne wereld van hacken en inbreuken op de digitale veiligheid is het voor de gemeente belangrijk te weten welke kwetsbaarheden er in het systeem bestaan. In 2023 heeft dit tot gevolg gehad dat we onze kwetsbaarhedenanalyse goed op orde hebben en in 2023 uitsluitend te maken kregen met zero-days kwetsbaarheden vanuit onze leveranciers.

4.    Digitaal zelfstandige collega’s
We blijven investeren in opleidingen en trainingen van onze belangrijkste systemen. Nieuwe medewerkers worden gelijk uitgenodigd voor trainingen en bij de introductie van nieuwe systemen worden medewerkers getraind in het gebruik ervan.

5.    Communicatie en samenwerking
We hebben onze samenwerkingsomgeving nu ingericht voor het gebruik van projectmatig werken. 

6.    ICT-processen op orde 
Ter voorkoming van (onnodige) uitval en verstoringen hebben we gezorgd dat de belangrijkste ICT-processen jaarlijks extern worden ge-audit op opzet, bestaan en werking in de praktijk. Dit heeft voor onze gemeente een goedkeurende verklaring op de ISAE3402 audit opgeleverd, met enkele verbeterpunten.

7.    Datagestuurd werken 
In 2023 hebben we datagestuurd werken verder geborgd in het sociaal domein. We koppelen samen effectiever data aan beleidsdoelstellingen, waardoor het sociaal domein beter in staat is om bij te sturen. In 2023 zijn we verder gegaan met de andere domeinen (met name bedrijfsvoering en dienstverlening) dit om ook bij deze domeinen te zorgen voor betere sturingsinformatie.

 

Informatiebeveiliging & Privacy 

Beleid en Organisatie

In 2023 is het nieuwe informatiebeveiligingbeleid 2023-2026 vastgesteld door het college. Dit informatiebeveiligingsbeleid is gebaseerd op de BIO. De controle op de naleving van het beleid is verbeterd.

Een van de maatregelen in de BIO is dat gemeentelijke processen een duidelijke eigenaar moeten hebben. Dit is voor de gemeente Woerden in 2023 nog niet het geval. We lopen hiermee de kans dat de benodigde maatregelen niet uitgevoerd worden. Een van de belangrijke maatregelen is de weerbaarheid van de organisatie bij een crisis. In juni 2023 hebben we samen met onze ICT-partner Ferm Werk meegedaan aan de cyberoefening van de informatiebeveiligingsdienst. We hebben een crisis gesimuleerd en geoefend. In september hebben we een ICT-oefening gehad met behulp van ethische hackers. Door regelmatig, minimaal jaarlijks, te oefenen borgen wij dat bij calamiteiten snel en passend kunnen reageren. Een belangrijke aanbeveling van de informatiebeveiligingsdienst is een continuïteitsplan te maken. In dit plan beschrijf je alle kritische bedrijfsprocessen om bij een calamiteit passend te kunnen reageren. 

De gemeente heeft zich gecommitteerd aan de Baseline informatiebeveiliging overheid (BIO). In de BIO staan maatregelen voorgesteld om de risico’s te verlagen. Dat is geen 100% beveiligingsgarantie. De gemeente past steeds meer maatregelen voorgeschreven door de BIO toe. Sommige maatregelen zijn alleen nog ad hoc en nog niet geborgd in processen en procedures. De score 'op orde' binnen BIO is 57%, de score Ad-hoc is 37%, de score niet op orde is 3% en niet van toepassing is 3%.  Deze percentages zijn in vergelijking met 2022 sterk verbeterd. Door het vastleggen en controleren van de bedrijfsprocessen kan de score verder verbeteren. 

Personeel en toegang
Een van de belangrijkste verdedigingslinies op het gebied van informatiebeveiliging en privacybescherming zijn onze medewerkers. In 2023 hebben we gewerkt met verschillende activiteiten aan zowel kennisintensivering als houding en gedrag. In het laatste kwartaal hebben we specifiek ingezet op het melden van incidenten, datalekken en phishing. We hebben dit gedaan met het inrichten van een meldloket, dilemma's in het bedrijfsrestaurant, een digitale escaperoom en een fysieke escapekist. Deze acties hebben een positieve invloed op het gedrag van onze medewerkers.  Zij zijn zich meer bewust geworden van risico's. Dit blijkt uit het sterk aantal gestegen meldingen over datalekken en beveiligingsincidenten en het aantal adviesvragen dat is gestegen.

Incidenten 
In 2023 zijn er weinig incidenten geweest die gevolgen hadden voor de continuïteit van de dienstverlening.  We hebben eenmaal een stroomstoring gehad door een brand. Hierbij zijn ook een aantal gemeentelijke systemen onderbroken vooral in onze thuiswerksoftware. We hebben een melding gehad van geslaagde phishing. Hierbij is een telefoonnummer gegeven.  De belangrijkste incidenten vonden plaats bij onze leveranciers en worden behandeld bij datalekken. Een opmerkelijk incident vond plaats bij software voor vergunningverlening waar de softwareleverancier de tabellen van Woerden ter beschikking heeft gesteld aan de gemeente Woensdrecht. Door proactief update’s en testen uit te voeren proberen we de continuïteit van de digitale dienstverlening zou goed mogelijk te borgen. 

Informatiesystemen 
We hebben in 2023 een aantal belangrijke verbeteringen zoals het verbeteren van de monitoring gerealiseerd. Hiermee is het voor kwaadwillenden moeilijker onze IT-systemen binnen te dringen en te gijzelen.
Om te kijken welke risico's we nog hebben in ons systeem hebben we ethische hackers gevraagd welke mogelijkheden zij zien om onze systemen binnen te dringen. Hoewel ze nog een aantal zaken vonden die verbeterd konden worden gaf het rapport aan dat een aantal zaken al sterk verbeterd zijn in vergelijking met de test van het vorige jaar. 

DigiD
De gemeente is in 2023 aangesloten op twee DigiD aansluitingen. De eerste aansluiting is voor digitale formulieren van team Burgerzaken, zoals het doorgeven van verhuizing of het opvragen van uittreksels burgerlijke stand. De tweede aansluiting is voor het inzien van de WOZ en lokale belastingen van het team Belastingen. Deze twee aansluitingen zijn onderzocht door een externe auditor en in orde bevonden.

Suwinet
Suwinet is een elektronische infrastructuur voor de uitwisseling van gegevens tussen gemeenten en het rijk. Omdat er gevoelige gegevens (o.a. salarisgegevens) worden uitgewisseld vindt er een elk jaar een onderzoek plaats door een externe auditor. De gemeente Woerden moet ook verantwoording afleggen over de aansluitingen van Ferm Werk omdat de gemeenteraad toezichthouder is. Deze aansluitingen worden gebruikt voor het inlezen van gegevens op het gebied van werk en inkomen. De aansluitingen van Ferm Werk op Suwinet zijn door de externe auditor in orde bevonden. De gemeente Woerden heeft sinds eind 2021 een nieuwe aansluiting op Suwinet voor schuldhulpverlening. In 2022 waren er tekortkomingen bij de beveiligingsmaatregelen. In 2023 zijn de tekortkomingen opgepakt en is de gemeente geslaagd voor de audit.

Privacy
De functionaris voor gegevensbescherming en privacy officer hebben proceseigenaren bezocht. Tijdens deze gesprekken is er een poging gedaan om een inventarisatie te maken waar de proceseigenaren risico´s zien op het gebied van privacy. Bij de risico’s die gezien werden is er gekeken of deze eenvoudig te reduceren zijn. Deze gesprekken helpen de gemeente om meer zicht te krijgen op de risico’s.

De privacy officers en functionaris voor gegevensbescherming zijn goed zichtbaar binnen de organisatie en hierdoor weten collega’s hen goed te vinden. Doordat de privacy officers en functionaris voor gegevensbescherming vaker worden betrokken bij nieuwe of wijzigingen in processen worden vooral risico´s in nieuwe verwerkingen voorkomen. De gemeente reduceert daarmee met beperkte middelen effectief huidige en toekomstige risico's. Tegelijk zijn er meer risico's dan de organisatie op korte termijn kan reduceren. De beheersbaarheid staat daarmee onder druk.

Audit politiegegevens
De gemeente heeft een aantal Buitengewoon Opsporingsambtenaren (BOA’s) in dienst. Deze BOA’s verwerken naast gegevens onder de AVG ook gegevens onder de Wet Politiegegevens (Wpg). De Wpg schrijft voor dat de gemeente op de verwerking van politiegegevens jaarlijks een interne audit en een keer in de vier jaar een externe audit (laten) uitvoeren. In 2022 is er een externe audit uitgevoerd. In 2023 is hier de heraudit op uitgevoerd. Uit de heraudit bleek dat de gemeente onvoldoende beleid en procedures heeft om aantoonbaar te voldoen aan de verplichtingen uit de Wpg.

Datalekken
Er zijn diverse incidenten geweest waarbij persoonsgegevens zijn betrokken. Dit beschouwen wij als “datalekken”. De meeste datalekken helpen de organisatie om haar processen te verbeteren, doordat hierdoor zichtbaar worden waar processen het meest kwetsbaar zijn. Dit geldt ook voor de gemeente Woerden. De meeste datalekken hoeven niet te worden gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens of de betrokkene. De gemeente Woerden beoogd transparantie en vertrouwen, dit betekent dat de gemeente Woerden de betrokkene toch tracht te informeren, ook al ontbreekt de wettelijke verplichting. 

In maart 2023 bleken miljoenen Nederlands betrokken bij een datalek. Een software leverancier had onvoldoende beveiligingsmaatregelen genomen en  kwaadwillenden zijn de systemen binnengedrongen. De inwoners zijn alleen geïnformeerd via de website. De precieze hoeveelheid en soort data dat gestolen is is nooit achterhaald.  De gemeente Woerden had via een andere leverancier gegevens staan bij deze softwareleverancier Nebu. Van dit grote incident hebben wij geleerd om in de toekomst meer aandacht te besteden aan de eisen aan onze leveranciers.  

Bij de gemeente Woerden zijn in 2023 veertien datalekken geweest, waarvan er twee bij de AP gemeld zijn. Eén van de bij het AP gemelde datalekken is het hiervoor genoemde datalek van de Nebu. Daarnaast is er ook een datalek in verband met de pensioenen van de wethouders gemeld bij de AP. 

Het eerste jaar 2023
In de jaarrekening 2023 wordt voor het eerst door het college van B&W verantwoording afgelegd rondom de financiële rechtmatigheid. Via de rechtmatigheidsverantwoording verklaart het college dat het rechtmatig heeft gehandeld. Rechtmatig handelen bestaat uit drie aspecten:

• begrotingscriterium;
• voorwaardencriterium;
• misbruik en oneigenlijk gebruik.

Tot aan 2022 gaf de controlerend accountant een oordeel over de financiële rechtmatigheid in zijn controleverklaring bij de jaarrekening. Per 2023 doet het college van B&W dit zelf. De rechtmatigheidsverantwoording blijft nog wel onderdeel van de getrouwheidscontrole van de controlerend accountant. Eén van de beoogde voordelen van de komst van de rechtmatigheidsverantwoording is het gesprek te faciliteren over financiële rechtmatigheid tussen de raad en het college van B&W. 

De rol van de verbijzonderde interne controle (VIC)
De verbijzonderde interne controle functie (VIC) is mede om te voldoen aan de eisen samenhangend met de komst van de rechtmatigheidsverantwoording voor verslagjaar 2023 verder versterkt en geprofessionaliseerd. De VIC voert interne controles uit op basis van een jaarlijks geactualiseerd controleplan. Bevindingen van de VIC-werkzaamheden zijn vastgelegd in de halfjaarlijkse VIC-rapportages van bevindingen. Deze rapportages worden voorgelegd en besproken met de Auditcommissie. De voortgang van de opvolging van het advies en aanbevelingen van de VIC wordt periodiek gemonitord binnen de ambtelijke organisatie.

De werkzaamheden van de VIC vormen een continu proces. Zowel qua inhoud als planning wordt afstemming gezocht met de controlewerkzaamheden van de externe accountant voor onder andere de interim controle en de jaarrekeningcontrole. Voor verslagjaar 2023 zijn afspraken gemaakt met de nieuwe controlerend accountant (ETL) voor een zo constructief mogelijke samenwerking. De interne verbijzonderde controles liggen in lijn met de materialiteit en rapporteringstoleranties die de externe accountant hanteert. In samenspraak met de externe accountant is de scope van de processen bepaald. Deze scope bestaat uit materiele en risicovolle processen.

De aard van de rechtmatigheidsverantwoording
De rechtmatigheidsverantwoording is opgenomen in de jaarrekening. Het college van B&W verklaart over 2023 aan de raad financieel rechtmatig gehandeld te hebben. De rechtmatigheidsverantwoording betreft een standaard voorgeschreven tekst van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Hierbij wordt de door de raad vastgestelde verantwoordingsgrens gehanteerd van 3% van de lasten inclusief dotaties aan de reserves ad €5.700.000. Omdat het totaal van de rechtmatigheidsfouten onder de verantwoordingsgrens is gebleven is een rechtmatige rechtmatigheidsverantwoording afgegeven. Er hebben zich echter over 2023 wel financiële rechtmatigheidsfouten voorgedaan. Het totaalbedrag financiële rechtmatigheidsfouten in 2023 is €3.574.000. Conform regelgeving worden financiële rechtmatigheidsfouten toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering als de fouten groter zijn dan de rapporteringstolerantie.

Totaaloverzicht financiële rechtmatigheidsfouten 2023  groter dan de rapporteringstolerantie:

Begrotingscriterium

Volgens het BBV dienen de afwijkingen ten opzichte van de (herziene) begroting in de jaarrekening herkenbaar te worden opgenomen en van een toelichting te worden voorzien. Als blijkt dat de gerealiseerde uitgaven op programmaniveau hoger zijn dan geautoriseerd, is er sprake van begrotingsonrechtmatigheid. Er zijn verschillende typen begrotingsoverschrijdingen. Overschrijdingen die binnen de beleidskaders van de gemeente passen, worden in het oordeel niet meegewogen.

Overschrijdingen die gedurende het jaar bekend werden, worden aan de raad voorgelegd conform de planning en control cyclus middels raadsvergaderingen. Nog niet geautoriseerde overschrijdingen worden in de jaarstukken toegelicht en worden door de vaststelling van de jaarrekening door de raad alsnog geautoriseerd waardoor er rechtmatig gehandeld is.

De financiële rechtmatigheidsfouten met betrekking tot begrotingscriterium zijn in onderstaande tabel opgenomen per programma. In totaal bedraagt de begrotingsonrechtmatigheid  €2.188.000. 

Zoals weergeven in de tabel bestaan de financiële rechtmatigheidsfouten vooral uit lastenoverschrijdingen die geheel of grotendeels gecompenseerd worden door direct gerelateerde opbrengsten. In dit geval zijn financiële rechtmatigheidsfouten conform de financiële verordening van de gemeente acceptabel. Financiële rechtmatigheidsfouten kleiner dan €100.000 zijn conform de financiële verordening ook acceptabel. Volgens de verslaggevingsregelgeving rondom het begrotingscriterium hoeven begrotingsafwijkingen welke voldoen aan de interne spelregels enkel te worden toegelicht in de jaarrekening en daarom niet in paragraaf bedrijfsvoering. Voor de toelichtingen wordt om deze reden verwezen naar de op taakveld niveau gemaakte verschillenanalyses van programma’s 2, 7 en 8 in de jaarrekening.   

De lastenoverschrijding van programma 5 onderwijs en sport voldoet niet aan de interne spelregels van de gemeente en is daarom nader toegelicht in paragraaf bedrijfsvoering. Deze lastenoverschrijding is als volgt te onderbouwen:

• De btw-uitgaven voor sport zijn voor de gemeente niet compensabel. Hiertegenover staat een inkomende subsidie van het Rijk tegen over onder de baten (€793.000).
• Aan Woerden Sport is een incidentele doorbetaling gedaan uit een specifieke uitkering van het Rijk (meerkosten energie openbare zwembaden- MEOZ) over de meerkosten energie 2022. Deze meerkosten worden berekend aan de hand van de definitieve energiefacturen van Woerden Sport. Hier staat een inkomst tegen over die bij de najaarsrapportage was geraamd en gesaldeerd met de baten geen verschil oplevert (€226.000).
• Door openstaande vacatures zijn functies met inhuur ingevuld en dit heeft tot extra personeelskosten geleid (€163.000).
• Middelen uit de specifieke uitkering ten behoeve van het sportakkoord mogen over de jaren heen meegenomen worden. Uit vorige jaren was nog een budget beschikbaar van € 51K. De middelen zijn momenteel op. Voor het sportakkoord ontvangt de gemeente vanaf 2023 middelen uit de Brede Spuk (€51.000).

Om overschrijdingen en onderschrijdingen ten opzichte van de herziene begroting in de toekomst te voorkomen zal er geprobeerd worden om nauwkeuriger te ramen en tussentijds vaker te monitoren op de inkomsten en uitgaven en indien noodzakelijk te rapporteren. Begrotingen zijn gebaseerd op zo goed mogelijke inschattingen maar zullen altijd afwijken van de realisatie.

Voorwaardencriterium
Financiële rechtmatigheid veronderstelt dat baten, lasten en balansmutaties voldoen aan de voorwaarden die voortvloeien uit de regelgeving. Deze voorwaarden vloeien uit internationale, landelijke en interne wet- en regelgeving. De VIC heeft het voorwaardencriterium getoetst. De volgende financiële rechtmatigheidsfouten groter dan de rapporteringstolerantie zijn geconstateerd.

Financiële rechtmatigheidsfouten bij Europees aanbesteden €1.386.000 
De regels over aanbesteden staan in de Aanbestedingswet 2012 en het interne inkoop- en aanbestedingsbeleid. In de Gids Proportionaliteit (flankerend beleid bij de Aanbestedingswet ) zijn de voorschriften uitgewerkt over de eisen, voorwaarden en criteria die aan inschrijvers en inschrijvingen worden gesteld. Een aanbestedende dienst dient de voorschriften toe te passen of een afwijking in de aanbestedingsstukken te motiveren. Het ten onrechte niet toepassen van de Aanbestedingswet met betrekking tot deze Europese aanbestedingsnormbedragen bij een aanbesteding van opdrachten, leidt tot een financiële rechtmatigheidsfout. Het niet naleven van de overige normbedragen uit de
Gids Proportionaliteit leidt niet tot financiële rechtmatigheidsfouten voor zover de gemeente afwijking hiervan adequaat heeft gedocumenteerd en gemotiveerd.

In totaal is geconstateerd dat er voor 13 crediteuren sprake is geweest van het niet correct naleven van de aanbestedingsregels. Het totaalbedrag financiële rechtmatigheidsfouten voor 2023 betreft €1.386.000. 
De oorzaken van de financiële rechtmatigheidsfout zijn als volgt:

• Opdrachten zijn onrechtmatig gegund aan een leverancier (9 crediteuren). Er is in deze gevallen geen rekening gehouden met de Aanbestedingswet en interne aanbestedingsprocedure. In meerdere gevallen is in de periode van de opdrachtverlening geen (nauwkeurige) kostenraming gemaakt waar door er niet inzichtelijk was dat in totaliteit over de looptijd uitgaven zijn gedaan die de Europese aanbestedingsdrempel zouden overschrijden
• Voor 2 crediteuren is het inhuren van extern personeel niet verlopen via de inhuurdesk en daarnaast is er geen rekening gehouden met de Aanbestedingswet en interne aanbestedingsprocedure.
• Door eerdere uitgevoerde werkzaamheden heeft de leverancier een monopolie op toekomstige investeringen aangezien deze investeringen uniek passend zijn en niet verkrijgbaar zijn bij andere leveranciers (1 crediteur)
• Het dossier met betrekking tot de aanbesteding is zoek (1 crediteur).

Het streven is om toekomstige financiële rechtmatigheidsfouten met betrekking tot aanbestedingen te reduceren. Dit willen wij realiseren door afdeling inkoop nog nauwer te betrekken voor opdrachten groter dan €50.000. 

Vervolgens is het van belang om de betrokken inkopers/ medewerkers bij te scholen over hoe de aanbestedingsprocedure hoort te verlopen conform de Aanbestedingswet en het interne beleid. De organisatie gaat gebruik maken van software waardoor het monitoren tussen opdrachtwaarde, looptijd en realisatie inzichtelijker gaat zijn. 

Afdeling inkoop monitort per 2024 vaker tussentijds op de uitgaven per opdracht per crediteur om sneller te kunnen signaleren of de aanbestedingsdrempel in zicht komt. Daarnaast zal op crediteurniveau beoordeeld worden of de huidige opdracht opengebroken en/ of werkzaamheden middels een opdracht samengevoegd kunnen worden om toekomstige financiële rechtmatigheidsfouten te voorkomen. Voor sommige gevallen is al een aanbestedingsprocedure in gang gezet/ afgerond of wordt onderzocht wat de mogelijkheden daartoe zijn.

Er zijn voor het voorwaardencriterium geen overige financiële rechtmatigheidsfouten geconstateerd  groter dan de rapporteringstolerantie.

Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium
Onder misbruik wordt verstaan: het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of -uitkeringen te verkrijgen of niet dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen. Onder oneigenlijk gebruik wordt verstaan: het door het aangaan van rechtshandelingen, al dan niet gecombineerd met feitelijke handelingen, verkrijgen van overheidsbijdragen of het niet dan wel tot een te laag bedrag betalen van heffingen aan de overheid, in overeenstemming met de bewoordingen van de regelgeving maar in strijd met het doel en de strekking daarvan. De gemeente Woerden heeft effectieve maatregelen geïmplementeerd binnen de processen om misbruik en oneigenlijk gebruik te mitigeren. Er zijn geen financiële rechtmatigheidsfouten geconstateerd voor misbruik en oneigenlijk gebruik over 2023 groter dan de rapporteringstolerantie.

Naast misbruik en oneigenlijk gebruik kan er sprake zijn van fraude. De term fraude is juridisch niet gedefinieerd. Het gaat hierbij om derden die misbruik maken van de gemeentelijke regelingen. In het Provinciaal Blad van 27 juli 2017 is de beleidsregel ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik bij subsidies 2017 gepubliceerd. Er zijn geen fraudes geconstateerd in 2023 groter dan de rapporteringstolerantie. 

2023 is het eerste jaar van de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording. Mogelijk zou het groeitraject ertoe leiden dat er toekomstig gewerkt kan worden met een lagere verantwoordingsgrens.

De gemeente Woerden voert ook taken uit voor de gemeente Oudewater. Deze dienstverlening is beschreven in een dienstverleningsovereenkomst (DVO). Deze DVO is op 16 juli 2020 door de gemeenteraden van zowel Oudewater als Woerden weer voor 5 jaar vastgesteld en loopt op 1-1-2026 af.  Aanvullend worden er jaarlijks afspraken gemaakt voor aanvullende dienstverlening door de gemeente Woerden ia een zogeheten Uitvoeringsovereenkomst (UVO). In onderstaande tabel staan de bedragen die gemoeid zijn met de dienstverlening door Woerden.

Ontwikkelingen 2023
In 2023 is gestart met de evaluatie van de huidige DVO. In het tweede kwartaal van 2024 resulteert de evaluatie in een eindrapport, zodat de gemeentebesturen van Oudewater en Woerden in staat zijn te bepalen of- en in welke vorm de samenwerking wordt voortgezet. Deze bestuurlijke keuze dient eind 2024 te zijn afgerond zodat 2025 benut kan worden voor de implementatie van de werkwijze vanaf 1-1-2026.

Vanaf het begrotingsjaar 2017 lichten gemeenten de effecten van beleid toe door een vaste set beleidsindicatoren op te nemen in de begroting en de jaarrekening. Dit wordt voorgeschreven in het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). Het gaat hier deels om indicatoren afkomstig uit http://waarstaatjegemeente.nl (-> product -> BBV). De overige indicatoren dienen uit eigen gegevens of de eigen begroting overgenomen te worden omdat er geen landelijke bron voor beschikbaar is. Deze indicatoren worden dus niet ontsloten via waarstaatjegemeente.nl. De indicatoren zijn in de programmaverantwoording vermeld onder programma 1. Het betreft:

•    Formatie  
•    Bezetting 
•    Apparaatskosten 
•    Externe inhuur 
•    Overheadkosten

Formatie/bezetting
De formatie van het ambtelijk apparaat voor het begrotingsjaar betreft het aantal fte’s op peildatum dat is ingevuld met een vaste of tijdelijke aanstelling plus de nog in te vullen vacatures. Eén fte is het equivalent van een 36-urige werkweek. De totale bedrijfsomvang is inclusief de capaciteit die benodigd is voor taken die de organisatie uitvoert voor andere overheidsorganisaties. Het aantal fte’s in het overzicht is exclusief de formatie van het RHC, het college, de griffie en de raad. 

Externe inhuur 
Kosten inhuur externen. Bron: eigen begroting. 
Uitgangspunt is dat er beperkt kosten voor inhuur externen worden begroot. Externe inhuur is begroot op plekken waar het werkaanbod kan fluctueren, zoals in het sociaal domein (aanvragen) of burgerzaken (balie). Verreweg de meeste kosten voor externe inhuur worden uitgegeven in de projectenorganisatie. De projecten (ruimtelijke ontwikkeling en openbare ruimte) worden deels door eigen mensen uitgevoerd en deels door externe inhuur. In de begroting van de projecten worden de uren voor eigen mensen en externe inhuur meegenomen in de VAT-kosten. Overige externe inhuur wordt betaald uit de reguliere loonsom, bijvoorbeeld bij vacatures die op korte termijn ingevuld moeten worden met een externe.