Paragraaf 5 Bedrijfsvoering

Bedrijfsvoering draait om het sturen en beheersen van de organisatie om de geplande resultaten zo effectief en efficiënt mogelijk te realiseren. Het gaat dus om antwoorden op hoe-vragen. Vraagstukken waar het college zich dagelijks mee bezighoudt. Er zijn ook thema’s die de kaderstellende rol van de raad raken. Deze paragraaf gaat daarop in.

Met de komst van de nieuwe directie in januari 2021 is de koers in organisatieontwikkeling wat verlegd. Tot eind 2022 zetten we nadrukkelijk in op het aanbrengen van ritme, structuur en voorspelbaarheid in het werk. Zo brengen we rust in onze organisatie, creëren we overzicht en kunnen we adequaat anticiperen en reageren. We weten waar we aan toe zijn en wat er wel en niet mogelijk is als er nieuwe vragen op ons af komen, kortom: we zijn ‘in control’. We zijn voorspelbaar in de kwaliteit die we leveren en zijn goed toegerust en opgeruimd om in te spelen op (toekomstige) ontwikkelingen. Het Wow!-factor programma komt daarmee als programma ten einde, alleen het versterken van het lerend vermogen en de kernwaarden zijn opgenomen in de nieuwe koers.

In 2021 staat de kernwaarde Samenspel centraal. Begin dit jaar is gemeten hoe het gesteld is met deze kernwaarde in de organisatie. Eind 2021 meten we nogmaals zodat er zicht is op wat goed gaat, waar we zijn gegroeid en wat we nog hebben te leren op het vlak van Samenspel. Gedurende het jaar is er voor medewerkers een gericht aanbod beschikbaar aan trainingen, inspiratiesessies en instrumenten om zelf of in teamverband te reflecteren op samenspel.

In 2022 werkt de organisatie gericht aan de kernwaarde Avontuur. Ook hiervoor gaan we aan het begin en aan het eind van het kalenderjaar meten hoe het ervoor staat met deze kernwaarde en welke ontwikkeling zichtbaar is in een jaar tijd. Samen met de Groene Hart Academie stellen we een gericht trainingsaanbod samen, gericht op de drie belangrijkste aspecten van Avontuur: lef, out-of-the-box denken en van fouten leren. Op basis van de onderzoeksresultaten worden gedurende het jaar interventies ontwikkeld ter ondersteuning/verbetering van het avontuur in de organisatie.

In 2019 stelde de gemeenteraad € 2,8 miljoen beschikbaar voor ontwikkeling van de organisatie. Dit bedrag moet vanaf 2021 resulteren in een structurele besparing, die uiteindelijk oploopt naar € 1,5 miljoen op jaarbasis vanaf 2023. In 2019 zijn hiertoe in twee tranches in totaal 17 verbetervoorstellen gepresenteerd aan de raad. Deze verbetervoorstellen, ook wel business cases genoemd, leveren naast de gewenste besparing ook een impuls aan de kwaliteit van de betreffende processen.

Met raadsinformatiebrieven 20R.01001 (eind 2020) en Z/21/015697 / D/21/020292 (juni 2021) bent u inhoudelijk op de hoogte gebracht van de voortgang van de verschillende business cases.

Op basis van de stand van zaken die in juni 2021 met u is gedeeld, zijn er vervolgstappen genomen om invulling te geven aan de doelstellingen van de bestuursopdracht en de beoogde bezuinigingen.

Door corona merkten we dat we technische basis van onze ICT versneld op orde moesten brengen. Teams en zaakgericht werken zijn niet meer weg te denken in de nieuwe manier van werken. Ook zijn de vergadercentra in het gemeentehuis ingericht om effectief digitaal hybride te kunnen werken. De manier van digitaal werken is blijvend veranderd. We merken dat sommige medewerkers het lastig vinden om de snelheid van digitale veranderingen zich eigen te maken. In de regio zijn we daarom specifiek voor die doelgroep opleidingsmogelijkheden aan het ontwikkelen.

Een ander neveneffect hebben we gemerkt in de samenleving. Criminaliteit is verplaatst van fysiek naar online. Daarom is proactief onderzocht welke aanvullende bescherming noodzakelijk is. In de toekomst zullen we continu kijken of op basis van het dreigingsbeeld aanvullende maatregelen gewenst/vereist zijn.

In 2020/2021 hebben we zaakgericht werken geïmplementeerd, een belangrijke bouwsteen om dienstverlening en bedrijfsvoering te verbeteren. We hebben gemerkt dat deze doelstelling, met name door de coronacrisis, niet gerealiseerd is. In 2021/2022 vinden activiteiten plaats om het zaaksysteem beter te laten aansluiten bij de Woerdense processen.

Het college draagt zorg voor de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Het gaat hierbij om de rechtmatigheid van verschillende processen. Hiervoor is een plan van aanpak voor de verbijzonderde interne controle (VIC) opgesteld. Hiernaast geven de auditors (die de VIC uitvoeren) vergaande ondersteuning bij de uitvoering van de interne controle (IC). Hiermee worden stappen gezet richting de rechtmatigheidsverantwoording 2022. Door een wetswijziging wordt het college van Burgemeester en Wethouders vanaf boekjaar 2022 zelf verantwoordelijk voor het afgeven van de rechtmatigheidsverantwoording. Momenteel is het nog de accountant die hierover verslag uitbrengt en het gesprek voert met de gemeenteraad. In de toekomst moet het college van B&W zelf een verantwoording opstellen, die opgenomen wordt in de jaarrekening. De accountant betrekt de rechtmatigheidsverantwoording nog wel bij het oordeel in hun verklaring.

De accountantscontrole is en blijft opgedeeld in een interimcontrole (einde kalenderjaar) en een jaarrekeningcontrole. Tijdens de interimcontrole vormt de accountant zich een beeld van de administratieve organisatie en de kwaliteit van de interne beheersingssystemen. De belangrijkste aanbevelingen en aandachtspunten worden opgenomen in zijn managementletter. De opvolging van de aanbevelingen worden periodiek gemonitord. Het accountantsverslag over het afgelopen boekjaar bevat aanbevelingen, adviezen en/of opmerkingen. Deze worden besproken met de verantwoordelijken en de opvolging wordt periodiek gemonitord. De managementletter en het accountantsverslag worden voorzien van een bestuurlijke reactie die wordt besproken in de Auditcommissie.

De gemeente Woerden voert zoals bekend ook taken uit voor de gemeente Oudewater. Deze dienstverlening is beschreven in een dienstverleningsovereenkomst (DVO). Deze DVO is op 16 juli 2020 door de gemeenteraden van zowel Oudewater als Woerden weer voor 5 jaar vastgesteld. Hiermee zijn de volgende bedragen gemoeid:

Vanaf het begrotingsjaar 2017 lichten gemeenten de effecten van beleid toe door een vaste set beleidsindicatoren op te nemen in de begroting en de jaarrekening. Dit wordt voorgeschreven in het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). Het gaat hier deels om indicatoren afkomstig uit http://waarstaatjegemeente.nl (dashboard BBV). De overige indicatoren dienen uit eigen gegevens of de eigen begroting overgenomen te worden omdat er geen landelijke bron voor beschikbaar is.  Deze indicatoren worden dus niet ontsloten via waarstaatjegemeente.nl. De indicatoren zijn in de programmaverantwoording vermeld onder programma 1. Het betreft:

• Formatie
• Bezetting
• Apparaatskosten
• Externe inhuur
• Overheadkosten

Formatie/bezetting
De formatie van het ambtelijk apparaat voor het begrotingsjaar betreft het aantal fte’s op peildatum dat is ingevuld met een vaste of tijdelijke aanstelling plus de nog in te vullen vacatures. Eén fte is het equivalent van een 36-urige werkweek. De totale bedrijfsomvang is inclusief de capaciteit benodigd voor taken die de organisatie uitvoert voor andere overheidsorganisaties.
Het aantal fte’s in het overzicht is exclusief de formatie van het RHC, het college, de griffie en de raad.

 

Apparaatskosten
Apparaatskosten (ofwel organisatiekosten) zijn de noodzakelijke financiële middelen voor het inzetten van personeel (salarissen), organisatie, huisvesting, materieel, automatiseringskosten e.d. voor de uitvoering van de organisatorische taken. De formatie van het streekarchief, het college, de griffie en de raad is hierin niet meegenomen. Apparaatskosten zijn dus alle personele en materiële kosten die verbonden zijn aan het functioneren van de organisatie, exclusief griffie en bestuur. De loonkosten volgens de begroting 2020 bedragen circa 29,5 miljoen euro.

Externe inhuur
Kosten inhuur externen. Bron: eigen begroting
Uitgangspunt is dat er geen kosten voor inhuur externen worden begroot. Externe inhuur wordt betaald uit de reguliere loonsom in het geval er bijvoorbeeld vacatures ontstaan en waarbij het nodig is om op de korte termijn een externe in te zetten.

Overheadkosten 2021
Bron: eigen begroting
Om te kunnen vaststellen welke kosten verband houden met de sturing en ondersteuning van het primaire proces en zodoende gerekend kunnen worden tot de overhead wordt deze definitie geïntroduceerd: Overheadkosten zijn alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces.
Bij ‘extern product bedrijfsvoering’ staat een negatieve last, die houdt verband met de doorbelasting van een deel van de overhead aan projecten en investeringen.

Verspreid over de begroting zijn diverse stelposten opgenomen. In een overzicht samengebracht zijn dit de volgende: