Paragraaf 5 Bedrijfsvoering

Bedrijfsvoering draait om het sturen en beheersen van de organisatie om de voorgenomen resultaten zo effectief en efficiënt mogelijk te realiseren. Het gaat dus om antwoorden op hoe-vragen. Vraagstukken waar het college zich dagelijks mee bezighoudt. Er zijn ook thema’s die de kaderstellende rol van de raad raken. Deze paragraaf gaat daarop in.

Werken bij de gemeente Woerden betekent werken voor de lokale samenleving. Dat willen we zo goed mogelijk doen. Daarom zorgen we dat we weten waar we mee bezig zijn en kijken we voortdurend naar wat beter kan. We blijven leren en ontwikkelen. Onze processen zijn op orde. Ook hebben we zicht op hoe de organisatie ervoor staat. Hierdoor kunnen we beter omgaan met nieuwe en onverwachte dingen die op ons pad komen. Zo blijven we ons met plezier inzetten voor de inwoners, ondernemers en organisaties in Woerden. Om dit te realiseren heeft de directie het organisatieplan 'Huis op Orde' opgesteld. Vanaf 2023 nemen we een raadswerkgroep mee in alle onderwerpen uit het organisatieplan. 

We zijn gestart met verschillende projecten uit het plan en sommige projecten hebben we al kunnen afronden in 2022. Zo is een ambtelijk overdrachtsdocument gemaakt voor de nieuw gekozen gemeenteraad en is - vanuit het bestuursakkoord - een collegewerkprogramma opgesteld. Dit heeft beleidsmatig de basis gevormd voor de begroting 2023-2026 waaraan via teamplannen uitvoering gegeven wordt. Een mooi voorbeeld van een project waarin we dit proces voor 2022 en voor de toekomst hebben uitgewerkt.

We zijn gestart met het in kaart brengen van onze werkprocessen en het vastleggen van deze processen in het systeem Engage. Daarbij hebben we een producten- en dienstenhandboek gemaakt waar alle producten en diensten van onze organisatie in opgenomen gaan worden.

Collega’s hebben zich ook individueel kunnen ontwikkelen. We zien een toename van het aantal aanvragen van trainingen en persoonlijke ontwikkeling nu we de coronatijd achter ons hebben gelaten. Ook binnen de Groene Hart Academie zijn er weer tientallen trainingen en e-learnings aangeboden waar goed gebruik van is gemaakt. We zien ook dat in 2022 veel teams aandacht hebben besteed aan teamontwikkeling, zo zijn er tientallen trainingen als maatwerk uitgevoerd en voor een groot deel door interne trainers gegeven. Als laatste is het goed om te vermelden dat in 2022 door de interne coachpool 32 coachingstrajecten zijn afgerond. Naast dat dit veel collega’s verder heeft geholpen in hun individuele ontwikkeling, heeft dit de organisatie weinig extra middelen gekost. 

Bestuursopdracht

Uw raad heeft in 2018 besloten om € 2,8 miljoen te investeren in de kwaliteit van de gemeentelijke organisatie (raadsbesluit 18R.00568). Dit moest leiden tot een kwaliteitsimpuls en een structurele besparing op de apparaatskosten van € 1,5 miljoen in 2023. Om een aantal van de businesscases mogelijk te maken moest ook een aantal structurele uitgaven worden verhoogd. Met het vaststellen van de begroting (raad van 17 november 2022) is besloten om de bestuursopdracht af te ronden. Aanvullend daarop is via een motie aan het college opdracht gegeven om:

1. de bestuursopdracht uiterlijk in het eerste kwartaal van 2023 af te ronden door de gemeenteraad te informeren over de resultaten van de bestuursopdracht in financiële en inhoudelijke zin; 
2. daarbij ook nadrukkelijk stil te staan bij wat er van deze bestuursopdracht geleerd is en wat als verbeterpunt(en) kan worden meegenomen naar de toekomst. 

Deze afronding, in de vorm van een RIB, is in mei 2023 aan de raad gestuurd. 

Informatievoorziening bij de gemeente Woerden wordt steeds belangrijker en steeds complexer. Taken worden vanuit de centrale overheid overgedragen naar gemeenten. Een toenemende uitwisseling van informatie vindt plaats met ketenpartners, samenwerkingsverbanden en andere overheden. Daarnaast wordt meer en meer nadruk gelegd op transparantie in onze dienstverlening met inwoners, bedrijven en instellingen. 

Het inzetten van informatietechnologie speelt een belangrijke rol bij enerzijds het voldoen aan wettelijke verplichtingen, anderzijds in het leveren van optimale dienstverlening en in efficiënte bedrijfsvoering. Gemeente Woerden wil zo goed mogelijk aansluiten op de steeds snellere dynamiek van de stad. We moeten als organisatie zodanig wendbaar zijn dat we om kunnen gaan met veranderende maatschappelijke en technologische ontwikkelingen. Technologie en de digitalisering van bedrijfsprocessen spelen daarom een steeds belangrijkere rol. 

We hebben ons daarom (als continuering van 2021) geconcentreerd op de volgende pijlers: 
1. ICT-infrastructuur op orde 
2. ICT-processen op orde 
3. Digitaal werken 
4. ICT-beveiliging op orde 
5. Datagestuurd werken 

1.    ICT-infrastructuur op orde 
In 2022 zijn we verder gaan bouwen aan de transformatie naar de nieuwe ICT-werkplekomgeving. Met veel aandacht voor beveiliging krijgen werknemers toegang tot hun online werkplek in Teams. Samenwerken op afstand wordt zo steeds makkelijker. 

2.    ICT-processen op orde 
Ter voorkoming van (onnodige) uitval en verstoringen hebben we in 2022 gezorgd dat de belangrijkste ICT-processen jaarlijks extern worden ge-audit op opzet, bestaan en werking in de praktijk. Dit heeft voor onze gemeente in 2021 een goedkeurende verklaring op de ISAE3402-audit opgeleverd, met enkele verbeterpunten. Deze verbeterpunten zijn afgelopen jaar verder opgepakt en uitgewerkt. 

3.    Digitaal werken 
In 2020 is gestart met zaakgericht werken. De doelstelling om hiermee gelijktijdig een goed archief op te bouwen, is tot op heden nog niet bereikt. In 2021 is geïnvesteerd om de adoptie van het systeem te vergroten en de gebruiksvriendelijkheid te vergroten. In 2022 zijn we (samen met leverancier Decos) doorgegaan om aan de hand van de processen de inrichting te verbeteren en gebruiksgemak te vergroten. We zagen in 2021 al dat deze aanpak succesvol is bij de uitrol van Microsoft Teams en de eerste resultaten laten dit ook zien bij digitaal werken.  

4.    ICT-beveiliging op orde 
In 2022 hebben we ons met name gericht op periodieke kwetsbaarhedenscan en monitoring en respons. Dit zowel preventief als in de vorm van proactieve maatregelen. In de moderne wereld van hacken en inbreuken op de digitale veiligheid is het voor de gemeente belangrijk te weten welke kwetsbaarheden er in het systeem bestaan. De kwetsbaarhedenscan is alleen al daarom waardevol, omdat deze ons in staat stelt om zwakke plekken op te sporen en de verdediging daarop te verbeteren.

5.    Datagestuurd werken 
In 2022 zijn we verdergegaan met datagestuurd werken in het sociaal domein. We koppelen samen effectiever data aan beleidsdoelstellingen, waardoor het sociaal domein beter in staat is om bij te sturen. We hebben wel last gehad van de diverse personeelswisselingen in de betreffende teams.

Algemeen
Landelijke of soms wereldwijde ontwikkelingen vinden hun weerslag, ook bij gemeenten. Zo moest de gemeente in 2022 zich wapenen tegen de toename van het risico op cybercriminaliteit en de extra gevaren door het thuiswerken vanwege corona. In 2022 zijn verschillende acties ondernomen om deze risico's te verlagen. 

Beheersbaarheid beveiligingsrisico’s
De gemeente heeft zich gecommitteerd aan de Baseline informatiebeveiliging overheid (BIO). Dat is geen 100 % beveiligingsgarantie. De maatregelen moeten toereikend zijn en worden nageleefd door de medewerkers. In 2022 is een Nederlandse gemeente gehackt en gegijzeld. Van een andere gemeente zijn de persoonsgegevens van inwoners op het darkweb te koop gezet. Het landelijke beeld laat zien dat gemeenten steeds vaker worden aangevallen door internetcriminelen en worden geconfronteerd met zwakheden in systemen. Dit heeft tot gevolg dat de kans op uitval van dienstverlening en bedrijfsvoering toeneemt. 

Extern onderzoek
In 2021 hebben we een extern onderzoek laten uitvoeren naar de stand van de informatiebeveiliging. Dit onderzoek gaf de aanbeveling om de aankomende drie jaar aandacht te besteden aan:
•    Inrichten gemeentelijke processen. Het inrichten van alle gemeentelijke processen met aandacht voor informatiebeveiliging en privacy wordt geïntegreerd in het organisatieplan 'Huis op orde'. 
•    Verhogen kennis over veilig gedrag voor medewerkers. In 2021 is gestart met een bewustwordingscampagne voor medewerkers op het gebied van informatiebeveiliging en privacy. In 2022 was er een campagne specifiek gericht op het verhogen van de kennis van de medewerkers over de gevaren van phishing met onder andere een escaperoom.
•    Maatregelen en processen ICT. Deze zijn opgepakt (zie volgende alinea).

Maatregelen en processen ICT
Binnen ICT zijn processen opnieuw ingericht, beschreven en getoetst door middel van een IT-audit. De ICT-organisatie heeft eind 2022 opnieuw een ISAE 3402-certificaat type 2 ontvangen. Dit geeft aan dat de basisprocessen die vallen onder de verantwoordelijkheid van het ICT-team op orde zijn.  Daarnaast is een aantal belangrijke verbeteringen gerealiseerd om het kwaadwillenden moeilijker te maken de IT-systemen binnen te dringen en de gemeente te gijzelen. Om te kijken welke risico's we nog hebben in ons systeem hebben we ethische hackers gevraagd welke mogelijkheden zij zien om onze systemen binnen te dringen. Hoewel ze nog een aantal zaken vonden die verbeterd konden worden, gaf het rapport aan dat een aantal zaken al sterk verbeterd is.

DigiD
De gemeente is in 2022 aangesloten op drie DigiD-aansluitingen. De eerste aansluiting is voor digitale formulieren zoals doorgeven verhuizing, uittreksel burgerlijke stand etc. De tweede aansluiting is voor het inzien van de WOZ en lokale belastingen. Deze twee aansluitingen zijn onderzocht door een externe auditor en in orde bevonden. De derde aansluiting is voor algemene aanvragen via de website. Deze aansluiting draait onder verantwoordelijk van de softwareleverancier van het zaaksysteem. 

Suwinet
Suwinet is een elektronische infrastructuur voor de uitwisseling van gegevens tussen gemeenten en het Rijk. Omdat er gevoelige gegevens (o.a. salarisgegevens) worden uitgewisseld, vindt er een elk jaar een onderzoek plaats door een externe auditor.  De gemeente Woerden moet ook verantwoording afleggen over de aansluitingen van FermWerk omdat de gemeenteraad daarvan toezichthouder is. Deze aansluitingen worden gebruikt voor het inlezen van gegevens op het gebied van werk en inkomen. De aansluiting van FermWerk op Suwinet Inkijk is door de externe auditor in orde bevonden. De aansluiting op DKD-Inlezen waarbij Suwinet ingelezen, is in 2022 voor het eerst in orde bevonden.

Sinds eind 2021 heeft Woerden een nieuwe aansluiting op Suwinet voor schuldhulpverlening. De audit die heeft plaatsgevonden over deze aansluiting geeft aan dat nog niet alle processen goed zijn ingericht. Dit heeft te maken met wisselingen en ziekte van personeel en opstartproblemen in de inrichting van de externe serviceorganisatie voor het Suwinet. De verwachting is dat in 2023 op orde komt.

Cyberoefening
In oktober 2022 hebben we samen met onze ICT-partner Ferm Werk meegedaan aan een overheidsbrede cyberoefening. Samen met de crisismanagers van openbare orde en veiligheid, communicatieadviseur,  directielid, security officer, servicedeskmedewerker, ICT-managers en  CISO's (van gemeenten en Ferm Werk) hebben we zelf een crisis gesimuleerd en geoefend. 

Beheersbaarheid privacyrisico’s
In 2022 heeft de gemeente beschikking gehad over een Privacy officer. De Privacy officer heeft diverse risico-analyses gemaakt in de vorm van DPIA’s (Data Privacy Impact Analyses). Hierdoor konden risico’s worden herkend en verlaagd. Dit heeft tot gevolg gehad dat het aantal bekende risico’s is toegenomen en passend worden beheerst.

Verwerkingsregister en DPIA 
Om overzicht te houden en inzicht te geven aan belanghebbenden hebben we een verwerkingsregister. Hierin staan alle verwerkingen die we als gemeente hebben (verwerkingen zijn processen waarin sprake is van het bewaren, lezen, vernietigen, doorsturen etc. van persoonsgegevens). In 2022 is gestart met het updaten van het register. Bij nieuwe verwerkingen met een hoog risico is het verplicht om een DPIA uit te voeren. Hierbij wordt gekeken welke risico's ontstaan door de nieuwe verwerking en welke maatregelen genomen kunnen worden om deze te verminderen. In 2022 zijn DPIA’s uitgevoerd voor Persoonsgerichte Aanpak en Mylex (software om archief te doorzoeken).

Audit politiegegevens
Naast persoonsgegevens die beschermd worden door de AVG verwerkt de gemeente op een aantal plaatsen ook politiegegevens. De Wet Politiegegevens schrijft voor dat de gemeente op de verwerking van politiegegevens jaarlijks een interne audit en een keer in de vier jaar een externe audit moet (laten) uitvoeren. In 2022 is de externe audit uitgevoerd en toegestuurd aan de toezichthouder. Conclusie is dat een aantal procedures bijgesteld moet worden maar dat geen grote investeringen of aanpassingen nodig zijn.

Datalekken
De gemeente Woerden heeft in 2022 te maken gehad met zeven meldingen van beveiligingsincidenten waarbij persoonsgegevens waren betrokken. Geen van deze incidenten hoefde als datalek bij de Autoriteit Persoonsgegevens gemeld te worden omdat het risico voor de betrokken inwoners zeer beperkt was. Belangrijkste oorzaken van de beveiligingsincidenten zijn terug te voeren op menselijk handelen (bijvoorbeeld beschikkingen fout geadresseerd, mail met verkeerde bijlagen). 

De Eerste Kamer heeft op 27 september 2022 de Wet versterking decentrale rekenkamers (Wvdr) aangenomen. Daarmee is de wet op 1 januari 2023 van kracht. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is ook een onderdeel van deze wet. Dit betekent dat bij de jaarrekening over 2023 (dus in 2024) voor het eerst een rechtmatigheidsverantwoording wordt afgeven door het college. Nu verstrekt de externe accountant een controleverklaring met een oordeel inzake getrouwheid én rechtmatigheid. Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording wijzigt dit: dan geeft het college van B&W een verantwoording over de financiële rechtmatigheid in de jaarrekening. Deze rechtmatigheidsverantwoording valt 'vervolgens' onder het getrouwheidsoordeel van de externe accountant: de accountant toetst of de jaarrekening, waar de rechtmatigheidsverantwoording onderdeel van uitmaakt, een volledig en juist beeld geeft.

Via de rechtmatigheidsverantwoording verklaart het college dat het rechtmatig heeft gehandeld. Dit rechtmatig handelen bestaat uit drie aspecten:
•    begrotingscriterium;
•    voorwaardencriterium;
•    misbruik en oneigenlijk gebruik.

De verbijzonderde interne controle functie (VIC) is in 2022 verder versterkt en geprofessionaliseerd. De VIC-functie voert de controles uit op basis van een interne controleplan dat jaarlijks geactualiseerd wordt. De uitkomsten van de VIC zijn vastgelegd in VIC-rapportages die in de Auditcommissie besproken zijn. De opvolging van de aanbevelingen uit de VIC-rapportage wordt periodiek gemonitord. 

De VIC is een continu proces. Zowel qua inhoud als planning wordt aansluiting gezocht bij de controlewerkzaamheden van de accountant tijdens de interimcontrole en de jaarrekeningcontrole. Voor boekjaar 2023 zullen afspraken worden gemaakt met de nieuwe accountant over een constructieve samenwerking.

Bezwaarbehandeling
In 2022 ontving de adviescommissie bezwaarschriften Woerden 168 bezwaarschriften. Ten opzichte van eerdere jaren is dat een lichte daling van het aantal bezwaren. 

Juridische kwaliteitszorg
In 2022 is het mandaatregister Woerden geactualiseerd. Ook is de APV van de gemeente Woerden geactualiseerd, waarbij de technische wijziging ten behoeve van en vooruitlopend op de Omgevingswet in de APV is verdisconteerd. De Woo (Wet open overheid) heeft de Wet van openbaarheid (Wob) van bestuur vervangen. De nieuwe wet verplicht overheidsinstellingen per 1 mei 2022 meer informatie actief openbaar te maken en de informatiehuishouding op orde te krijgen. Om een transparante overheid en een goede informatiehuishouding tot stand te brengen heeft het Rijk een tijdsbestek van 5 tot 8 jaar voorgeschreven. Verplichtingen uit de Woo zullen later en gefaseerd in werking treden op een nader te bepalen tijdstip. Om na te gaan welke impact de Woo heeft op o.a. de processen en documenten binnen de gemeentelijke informatiehuishouding was een impactanalyse nodig.  In 2022 heeft de multidisciplinaire werkgroep Woo (ICT, JZ en Gegevensbeheer) een impactanalyse geschreven. De impactanalyse geeft aan wat de huidige situatie is en de impact van de Woo op deze huidige situatie. Ook heeft de werkgroep geadviseerd tot het werven van een (tijdelijke) Woo-projectcoördinator voor verdere implementatie. De follow up en diverse verplichtingen dienen nog plaats te vinden. 

Zowel op het gebied van juridische kwaliteitszorg als juridische advisering binnen het sociaal domein heeft vanwege een groot capaciteitstekort in 2022 extra juridische inzet (2 fte) plaatsgevonden. Om financiële redenen kon slechts 1 fte gecontinueerd worden. De inhaalslag actualisering regelgeving, anticipatie en implementatie heeft slechts ten dele kunnen plaatsvinden. 

De gemeente Woerden voert zoals bekend ook taken uit voor de gemeente Oudewater. De basis voor deze dienstverlening is beschreven in een dienstverleningsovereenkomst (DVO). Deze DVO is op 16 juli 2020 door de gemeenteraden van zowel Oudewater als Woerden weer voor 5 jaar vastgesteld. Hiermee zijn de volgende bedragen gemoeid:

Vanaf het begrotingsjaar 2017 lichten gemeenten de effecten van beleid toe door een vaste set beleidsindicatoren op te nemen in de begroting en de jaarrekening. Dit wordt voorgeschreven in het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). Het gaat hier grotendeels om indicatoren afkomstig uit http://waarstaatjegemeente.nl (dashboard BBV). Enkele indicatoren dienen uit eigen gegevens of de eigen begroting overgenomen te worden omdat er geen landelijke bron voor beschikbaar is en ze niet worden ontsloten via waarstaatjegemeente.nl. Deze indicatoren zijn in de programmaverantwoording vermeld onder programma 1. Het betreft:

• Formatie
• Bezetting
• Apparaatskosten
• Externe inhuur
• Overheadkosten

Formatie/bezetting
De formatie van het ambtelijk apparaat voor het jaarrekeningjaar betreft het aantal fte’s dat op peildatum is ingevuld met een vaste of tijdelijke aanstelling plus de nog in te vullen vacatures. Eén fte is het equivalent van een 36-urige werkweek. De totale bedrijfsomvang is inclusief de capaciteit benodigd voor taken die de organisatie uitvoert voor andere overheidsorganisaties.
Het aantal fte’s in het overzicht is exclusief de formatie van het RHC, het college, de griffie en de raad.

Apparaatskosten
Apparaatskosten (ofwel organisatiekosten) zijn de noodzakelijke financiële middelen voor het inzetten van personeel (salarissen), organisatie, huisvesting, materieel, automatiseringskosten e.d. De formatie van het RHC, het college, de griffie en de raad is hierin niet meegenomen. Apparaatskosten zijn dus alle personele en materiële kosten die verbonden zijn aan het functioneren van de organisatie, exclusief griffie en bestuur. De loonkosten volgens de begroting 2022 bedragen € 33.087.753, de werkelijke loonkosten 2022 komen uit op € 31.971.967 (betreft eigen personeel, dus exclusief inhuur).

Externe inhuur
Bron: jaarrekening
Uitgangspunt is dat kosten voor inhuur externen niet worden begroot. Externe inhuur wordt betaald uit de reguliere loonsom in het geval er bijvoorbeeld vacatures ontstaan waarbij het nodig is om op korte termijn externe capaciteit in te zetten. 

Overheadkosten
Bron: jaarrekening
Om te kunnen vaststellen welke kosten verband houden met de sturing en ondersteuning van het primaire proces en daarom tot de overhead  gerekend kunnen worden, wordt deze definitie gehanteerd: overheadkosten zijn alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces.