Paragraaf 4 Bedrijfsvoering

Bedrijfsvoering draait om het sturen en beheersen van de organisatie om de geplande resultaten zo effectief en efficiënt mogelijk te realiseren. Het gaat dus om antwoorden op hoe-vragen. Vraagstukken waar het college zich dagelijks mee bezighoudt. Er zijn ook thema’s die de kaderstellende rol van de raad raken. Deze paragraaf gaat daarop in. Daarnaast wordt in financiële zin inzicht gegeven in de bedrijfsvoeringskosten.

De gemeentelijke organisatie werkt al enkele jaren vanuit de Wow!-visie. Hiermee creëren we een fitte en flexibele organisatie die in staat is om de samenleving en het bestuur optimaal te bedienen.
In het voorjaar van 2019 werd de tussentijdse evaluatie van het Wow!-programma opgeleverd. Hieruit komt naar voren dat bijna alle deelnemers aan het onderzoek (medewerkers en bestuurders) aangaven dat ‘de organisatie in beweging is gekomen’ en dat de werkwijze op hoofdlijnen succesvol is. Er is een hoop bereikt en veel van de opgestarte projecten hebben grote impact op het dagelijks werk. Denk aan: het invoeren van zaakgericht werken op belangrijke klantprocessen, pilots gebiedsgericht werken en opgavegestuurd werken, het verbeterde format voor raadsvoorstellen, de invoering van Het Goede Gesprek (een nieuwe wijze van loopbaangesprekken), Wow!-introductie-programma voor nieuwe medewerkers en het realiseren van De Groene Hart Academie
Gewaardeerd worden o.a. de ruimte voor persoonlijke groei, inspirerende kernwaarden, bruikbare en ambitieuze visie, de inzet van eigen mensen en het werken in sprints. Verbeterpunten die zijn genoemd: meer ruimte voor reflectie en leren, verbinding met de lijn versterken, persoonlijke communicatie i.p.v. algemene communicatie, aanbrengen van focus en waar mogelijk resultaten meetbaar maken.
De inzichten uit de evaluatie zijn doorvertaald naar het vervolg van organisatieontwikkeling. In 2020 zetten we in op het versterken van het lerend vermogen en de kernwaarden. Ook geven we verder vorm aan de organisatie-inrichting en de leidinggevende functie op basis van o.a. zelfsturing, opgavegestuurd werken, gebiedsgericht werken en procesmanagement. Daarnaast brengen we focus aan in de doelstellingen uit de Wow!-visie. Voor 2020 richten we ons op:

1. Dienstverlening verbeteren (o.a. zaakgericht werken)
2. Resultaatgerichtheid vergroten (o.a. opgavegestuurd werken)
3. Verbeteren participatie en initiatievenbegeleiding (o.a. gebiedsgericht werken en omgevingswet)
4. Vitaliteit van de organisatie (o.a. via trainingen binnen De Groene Hart Academie)

Voor de ontwikkeling van de organisatie stelde de gemeenteraad in 2019 € 2,8 miljoen beschikbaar. Dit bedrag moet vanaf 2021 resulteren in een structurele besparing, die uiteindelijk oploopt naar €1.5 miljoen op jaarbasis vanaf 2023. In de eerste helft van 2019 zijn hiertoe in een eerste lichting 9 verbetervoorstellen en in een tweede lichting 8 verbetervoorstellen gepresenteerd aan de raad. De voorstellen geven, naast de gewenste besparing, ook een impuls aan de kwaliteit van de betreffende processen. Met deze 17 voorstellen is een investeringsbedrag van bijna € 2,4 miljoen gemoeid en komt de organisatie ongeveer uit op de gewenste besparing in 2023. Het streven is om eind 2019 te starten met de inventarisatie voor een derde lichting verbetervoorstellen en de plannen die in de vorige ronde nog onvoldoende rijp waren verder te brengen. De organisatie laat hiermee de gewenste beweging naar zakelijk denken en handelen duidelijk zien. Naast het uitvoeren van de verbetervoorstellen werkt de organisatie in 2020 ook aan de zachte kant (houding en gedrag) van zakelijkheid, bijvoorbeeld door trainingen via De Groene Hart Academie.

Het college draagt zorg voor de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Het gaat hierbij om de rechtmatigheid van verschillende processen. Hiervoor is een interne-controleplan opgezet.
De accountantscontrole is opgedeeld in een interim controle (einde kalenderjaar) en een jaarrekeningcontrole. Tijdens de interim controle vormt de accountant zich een beeld van de administratieve organisatie en de kwaliteit van de interne beheersingssystemen. De belangrijkste aanbevelingen en aandachtspunten worden opgenomen in de managementletter. De opvolging van de aanbevelingen worden periodiek gemonitord. Het accountantsverslag over het afgelopen boekjaar bevat aanbevelingen, adviezen of opmerkingen. Deze worden besproken met de verantwoordelijken en de opvolging wordt periodiek gemonitord. De managementletter en het accountantsverslag worden voorzien van een bestuurlijke reactie die wordt besproken in de Auditcommissie.

Vanaf het begrotingsjaar 2017 lichten gemeenten de effecten van beleid toe door een vaste set beleidsindicatoren op te nemen in de begroting en de jaarrekening. Dit wordt voorgeschreven in het nieuwe Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). Het gaat hier deels om indicatoren afkomstig uit www.waarstaatjegemeente.nl (dashboard BBV).

Een aantal van de indicatoren dient uit eigen gegevens of de eigen begroting overgenomen te worden omdat er geen landelijke bron voor beschikbaar is. Deze indicatoren worden dus niet ontsloten via waarstaatjegemeente.nl. Het betreft:

• Formatie/bezetting
• Apparaatskosten
• Externe inhuur
• Overheadkosten

Formatie/bezetting
De formatie van het ambtelijk apparaat voor het begrotingsjaar betreft het aantal fte’s op peildatum dat is ingevuld met een vaste of tijdelijke aanstelling plus de nog in te vullen vacatures.
Eén fte is het equivalent van een 36-urige werkweek.
De totale bedrijfsomvang is inclusief de capaciteit benodigd voor taken die de organisatie uitvoert voor andere overheidsorganisaties.
Het aantal fte’s in het overzicht is exclusief de formatie van het streekarchief, het college, de griffie en de raad.

	2018	2019	2020	2021	2022
fte's (peildatum 1 januari)	399,9	398,3	396,8	396,8	396,8
ziekteverzuim (v.a 2019 streefwaarde)	5,70%	4%	4%	4%	4%
Aantal inwoners Woerden (peildatum 1 januari)	51.758	52.197	52.497	52.797	53.097
Aantal inwoners Oudewater (peildatum 1 januari)	10.180	10.201	10.221	10.241	10.261
Totaal aantal inwoners	61.938	62.398	62.718	63.038	63.358
aantal fte's per 1000 inwoners	6,5	6,4	6,3	6,3	6,3

 

Apparaatskosten
Apparaatskosten (ofwel organisatiekosten) zijn de noodzakelijke financiële middelen voor het
inzetten van personeel (salarissen), organisatie, huisvesting, materieel, automatiseringskosten e.d. voor de uitvoering van de organisatorische taken. De formatie van het streekarchief, het college, de griffie en de raad is hierin niet meegenomen Apparaatskosten zijn dus alle personele en materiële kosten die verbonden zijn aan het functioneren van de organisatie, exclusief griffie en bestuur. De loonkosten volgens de begroting 2020 bedragen circa 29 miljoen euro.

Externe inhuur
Kosten inhuur externen. Bron: eigen begroting
Uitgangspunt is dat er geen kosten voor inhuur externen worden begroot. Externe inhuur wordt betaald uit de reguliere loonsom in het geval er bijvoorbeeld vacatures ontstaan en waarbij het nodig is om op de korte termijn een externe in te zetten.

Overheadkosten 2020
Bron: eigen begroting
Om te kunnen vaststellen welke kosten verband houden met de sturing en ondersteuning van het
primaire proces en zodoende gerekend kunnen worden tot de overhead wordt deze definitie geïntroduceerd: Overheadkosten zijn alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces.
Bij ‘extern product bedrijfsvoering’ staat een negatieve last, die houdt verband met de doorbelasting van een deel van de overhead aan projecten en investeringen.

Overzicht Overhead
	lasten	baten	Saldo	Taakveld 04
Loonkosten overhead	8.475.782	135.170	8.340.612	Personeel
Onderuitputting loonkosten	-37.331		-37.331	Personeel
Dienstverlening Oudewater	4.068.179	5.009.872	-941.693	Personeel
Bedrijfsvoering	-794.344	114.843	-909.187	Personeel
Arbeidsvoorwaarden	390.436		390.436	Personeel
Personeelszaken	268.815		268.815	Personeel
Personeels- en sal.adm	102.563		102.563	Personeel
Vorming en opleiding	155.680		155.680	Personeel
GO, medezeggenschap en OR	15.000		15.000	Personeel
Personele aangelegenheden Teams	320.055		320.055	Personeel
Werving en selectie	83.620		83.620	Personeel
Generatiepact	170.000		170.000	Personeel
totaal personeel	€ 13.218.455	€ 5.259.885	€ 7.958.570
Communicatie algemeen	67.585		67.585	Communicatie
totaal communicatie	€ 67.585	€ -	€ 67.585
Netwerk, hardware en software	1.859.282	157.862	1.701.420	Automatisering
Privacy en beveiliging	52.989		52.989	Automatisering
Beheer telecommunicatie	410.859	6.871	403.988	Automatisering
Informatiebeleid en privacy	123.244		123.244	Automatisering
Informatie beleid algemeen	67.604		67.604	Automatisering
totaal automatisering&informatiebeleid	€ 2.513.978	€ 164.733	€ 2.349.245
Gegevensbeheer algemeen	26.425		26.425	Gegevensbeheer
totaal gegevensbeheer	€ 26.425	€ -	€ 26.425
Centrale inkoop	12.493		12.493	Facilitair
Repro	0		0	Facilitair
Bodediensten	209.346	55.000	154.346	Facilitair
Bedrijfsrestaurant en koffievoorz	15.000	15.000	0	Facilitair
Post en archief	339.298		339.298	Facilitair
totaal facilitair	€ 576.137	€ 70.000	€ 506.137
Algemeen juridische zaken	127.794		127.794	Organisatie
Representatie	52.552		52.552	Organisatie
Bestuursondersteuning college	4.668		4.668	Organisatie
Nieuwe werken	0		0	Organisatie
Organisatieontwikkeling	0		0	Organisatie
Algemene bestuursonderst team Strategie&Control	3.765		3.765	Organisatie
Algemene kosten Team Financiën	191.785	71.500	120.285	Organisatie
Team vastgoed	5.680		5.680	Organisatie
totaal organisatie	€ 386.244	€ 71.500	€ 314.744
Exploitatie Gemeentehuis	1.435.879	185.000	1.250.879	Huisvesting
Facilitair Gemeentehuis	158.150		158.150	Huisvesting
Sloop Bleek 6 + 10 + herinrichten terrein
totaal huisvesting	€ 1.594.029	€ 185.000	€ 1.409.029
Totaal taakveld Overhead 2020	€ 18.382.853	€ 5.751.118	€ 12.631.735

 

Verschillenanalyse

Verschil ten opzichte van 2019	Bedrag
Lagere salariskosten - lagere incidentele lasten BC - lagere doorbelasting extern tijdelijk personeel	-163.014
Hogere kapitaallasten voor netwerk-hardware-software	174.066
Hogere kapitaallasten voor beheer telecommunicatie	44.095
Doorschuiven van 2019 naar 2020 van incidenteel bedrag voor wegwerken achterstanden	260.000
Raming incidentele lasten BC in 2019. In 2020 op € 0	-200.000
Raming incidentele lasten BC in 2019. In 2020 lagere incidentele raming	-145.000
Lagere kapitaallasten (met name de rentelasten voor gemeentehuis)	-186.627
Diverse overige mutaties	34.399
	-182.081