Paragraaf 4 Bedrijfsvoering

1. Wat is het doel van deze paragraaf?

Terug naar navigatie - 1. Wat is het doel van deze paragraaf?

Bedrijfsvoering draait om het sturen en beheersen van de organisatie om de geplande resultaten zo effectief en efficiënt mogelijk te realiseren. Het gaat dus om antwoorden op hoe-vragen. Vraagstukken waar het college zich dagelijks mee bezighoudt. Er zijn ook thema’s die de kaderstellende rol van de raad raken. Deze paragraaf gaat daarop in. Daarnaast wordt in financiële zin inzicht gegeven in de bedrijfsvoeringskosten.

2. Organisatieontwikkeling en bestuursopdracht

Terug naar navigatie - 2. Organisatieontwikkeling en bestuursopdracht

De gemeentelijke organisatie werkt al enkele jaren vanuit de Wow!-visie. Hiermee creëren we een fitte en flexibele organisatie die in staat is om de samenleving en het bestuur optimaal te bedienen.
In het voorjaar van 2019 werd de tussentijdse evaluatie van het Wow!-programma opgeleverd. Hieruit komt naar voren dat bijna alle deelnemers aan het onderzoek (medewerkers en bestuurders) aangaven dat ‘de organisatie in beweging is gekomen’ en dat de werkwijze op hoofdlijnen succesvol is. Er is een hoop bereikt en veel van de opgestarte projecten hebben grote impact op het dagelijks werk. Denk aan: het invoeren van zaakgericht werken op belangrijke klantprocessen, pilots gebiedsgericht werken en opgavegestuurd werken, het verbeterde format voor raadsvoorstellen, de invoering van Het Goede Gesprek (een nieuwe wijze van loopbaangesprekken), Wow!-introductie-programma voor nieuwe medewerkers en het realiseren van De Groene Hart Academie
Gewaardeerd worden o.a. de ruimte voor persoonlijke groei, inspirerende kernwaarden, bruikbare en ambitieuze visie, de inzet van eigen mensen en het werken in sprints. Verbeterpunten die zijn genoemd: meer ruimte voor reflectie en leren, verbinding met de lijn versterken, persoonlijke communicatie i.p.v. algemene communicatie, aanbrengen van focus en waar mogelijk resultaten meetbaar maken.
De inzichten uit de evaluatie zijn doorvertaald naar het vervolg van organisatieontwikkeling. In 2020 zetten we in op het versterken van het lerend vermogen en de kernwaarden. Ook geven we verder vorm aan de organisatie-inrichting en de leidinggevende functie op basis van o.a. zelfsturing, opgavegestuurd werken, gebiedsgericht werken en procesmanagement. Daarnaast brengen we focus aan in de doelstellingen uit de Wow!-visie. Voor 2020 richten we ons op:

1. Dienstverlening verbeteren (o.a. zaakgericht werken)
2. Resultaatgerichtheid vergroten (o.a. opgavegestuurd werken)
3. Verbeteren participatie en initiatievenbegeleiding (o.a. gebiedsgericht werken en omgevingswet)
4. Vitaliteit van de organisatie (o.a. via trainingen binnen De Groene Hart Academie)

Voor de ontwikkeling van de organisatie stelde de gemeenteraad in 2019 € 2,8 miljoen beschikbaar. Dit bedrag moet vanaf 2021 resulteren in een structurele besparing, die uiteindelijk oploopt naar €1.5 miljoen op jaarbasis vanaf 2023. In de eerste helft van 2019 zijn hiertoe in een eerste lichting 9 verbetervoorstellen en in een tweede lichting 8 verbetervoorstellen gepresenteerd aan de raad. De voorstellen geven, naast de gewenste besparing, ook een impuls aan de kwaliteit van de betreffende processen. Met deze 17 voorstellen is een investeringsbedrag van bijna € 2,4 miljoen gemoeid en komt de organisatie ongeveer uit op de gewenste besparing in 2023. Het streven is om eind 2019 te starten met de inventarisatie voor een derde lichting verbetervoorstellen en de plannen die in de vorige ronde nog onvoldoende rijp waren verder te brengen. De organisatie laat hiermee de gewenste beweging naar zakelijk denken en handelen duidelijk zien. Naast het uitvoeren van de verbetervoorstellen werkt de organisatie in 2020 ook aan de zachte kant (houding en gedrag) van zakelijkheid, bijvoorbeeld door trainingen via De Groene Hart Academie.

3. Rechtmatigheid

Terug naar navigatie - 3. Rechtmatigheid

Het college draagt zorg voor de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Het gaat hierbij om de rechtmatigheid van verschillende processen. Hiervoor is een interne-controleplan opgezet.
De accountantscontrole is opgedeeld in een interim controle (einde kalenderjaar) en een jaarrekeningcontrole. Tijdens de interim controle vormt de accountant zich een beeld van de administratieve organisatie en de kwaliteit van de interne beheersingssystemen. De belangrijkste aanbevelingen en aandachtspunten worden opgenomen in de managementletter. De opvolging van de aanbevelingen worden periodiek gemonitord. Het accountantsverslag over het afgelopen boekjaar bevat aanbevelingen, adviezen of opmerkingen. Deze worden besproken met de verantwoordelijken en de opvolging wordt periodiek gemonitord. De managementletter en het accountantsverslag worden voorzien van een bestuurlijke reactie die wordt besproken in de Auditcommissie.

4. Indicatoren personeel en overhead

Terug naar navigatie - 4. Indicatoren personeel en overhead

Vanaf het begrotingsjaar 2017 lichten gemeenten de effecten van beleid toe door een vaste set beleidsindicatoren op te nemen in de begroting en de jaarrekening. Dit wordt voorgeschreven in het nieuwe Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). Het gaat hier deels om indicatoren afkomstig uit www.waarstaatjegemeente.nl (dashboard BBV).

Een aantal van de indicatoren dient uit eigen gegevens of de eigen begroting overgenomen te worden omdat er geen landelijke bron voor beschikbaar is. Deze indicatoren worden dus niet ontsloten via waarstaatjegemeente.nl. Het betreft:

• Formatie/bezetting
• Apparaatskosten
• Externe inhuur
• Overheadkosten

Formatie/bezetting
De formatie van het ambtelijk apparaat voor het begrotingsjaar betreft het aantal fte’s op peildatum dat is ingevuld met een vaste of tijdelijke aanstelling plus de nog in te vullen vacatures.
Eén fte is het equivalent van een 36-urige werkweek.
De totale bedrijfsomvang is inclusief de capaciteit benodigd voor taken die de organisatie uitvoert voor andere overheidsorganisaties.
Het aantal fte’s in het overzicht is exclusief de formatie van het streekarchief, het college, de griffie en de raad.

2018 2019 2020 2021 2022
fte's (peildatum 1 januari) 399,9 398,3 396,8 396,8 396,8
ziekteverzuim (v.a 2019 streefwaarde) 5,70% 4% 4% 4% 4%
Aantal inwoners Woerden (peildatum 1 januari) 51.758 52.197 52.497 52.797 53.097
Aantal inwoners Oudewater (peildatum 1 januari) 10.180 10.201 10.221 10.241 10.261
Totaal aantal inwoners 61.938 62.398 62.718 63.038 63.358
aantal fte's per 1000 inwoners 6,5 6,4 6,3 6,3 6,3

 

Apparaatskosten
Apparaatskosten (ofwel organisatiekosten) zijn de noodzakelijke financiële middelen voor het
inzetten van personeel (salarissen), organisatie, huisvesting, materieel, automatiseringskosten e.d. voor de uitvoering van de organisatorische taken. De formatie van het streekarchief, het college, de griffie en de raad is hierin niet meegenomen Apparaatskosten zijn dus alle personele en materiële kosten die verbonden zijn aan het functioneren van de organisatie, exclusief griffie en bestuur. De loonkosten volgens de begroting 2020 bedragen circa 29 miljoen euro.

Externe inhuur
Kosten inhuur externen. Bron: eigen begroting
Uitgangspunt is dat er geen kosten voor inhuur externen worden begroot. Externe inhuur wordt betaald uit de reguliere loonsom in het geval er bijvoorbeeld vacatures ontstaan en waarbij het nodig is om op de korte termijn een externe in te zetten.

Overheadkosten 2020
Bron: eigen begroting
Om te kunnen vaststellen welke kosten verband houden met de sturing en ondersteuning van het
primaire proces en zodoende gerekend kunnen worden tot de overhead wordt deze definitie geïntroduceerd: Overheadkosten zijn alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces.
Bij ‘extern product bedrijfsvoering’ staat een negatieve last, die houdt verband met de doorbelasting van een deel van de overhead aan projecten en investeringen.

Overzicht Overhead
lasten baten Saldo Taakveld 04
Loonkosten overhead 8.475.782 135.170 8.340.612 Personeel
Onderuitputting loonkosten -37.331 -37.331 Personeel
Dienstverlening Oudewater 4.068.179 5.009.872 -941.693 Personeel
Bedrijfsvoering -794.344 114.843 -909.187 Personeel
Arbeidsvoorwaarden 390.436 390.436 Personeel
Personeelszaken 268.815 268.815 Personeel
Personeels- en sal.adm 102.563 102.563 Personeel
Vorming en opleiding 155.680 155.680 Personeel
GO, medezeggenschap en OR 15.000 15.000 Personeel
Personele aangelegenheden Teams 320.055 320.055 Personeel
Werving en selectie 83.620 83.620 Personeel
Generatiepact 170.000 170.000 Personeel
totaal personeel € 13.218.455 € 5.259.885 € 7.958.570
Communicatie algemeen 67.585 67.585 Communicatie
totaal communicatie € 67.585 € - € 67.585
Netwerk, hardware en software 1.859.282 157.862 1.701.420 Automatisering
Privacy en beveiliging 52.989 52.989 Automatisering
Beheer telecommunicatie 410.859 6.871 403.988 Automatisering
Informatiebeleid en privacy 123.244 123.244 Automatisering
Informatie beleid algemeen 67.604 67.604 Automatisering
totaal automatisering&informatiebeleid € 2.513.978 € 164.733 € 2.349.245
Gegevensbeheer algemeen 26.425 26.425 Gegevensbeheer
totaal gegevensbeheer € 26.425 € - € 26.425
Centrale inkoop 12.493 12.493 Facilitair
Repro 0 0 Facilitair
Bodediensten 209.346 55.000 154.346 Facilitair
Bedrijfsrestaurant en koffievoorz 15.000 15.000 0 Facilitair
Post en archief 339.298 339.298 Facilitair
totaal facilitair € 576.137 € 70.000 € 506.137
Algemeen juridische zaken 127.794 127.794 Organisatie
Representatie 52.552 52.552 Organisatie
Bestuursondersteuning college 4.668 4.668 Organisatie
Nieuwe werken 0 0 Organisatie
Organisatieontwikkeling 0 0 Organisatie
Algemene bestuursonderst team Strategie&Control 3.765 3.765 Organisatie
Algemene kosten Team Financiën 191.785 71.500 120.285 Organisatie
Team vastgoed 5.680 5.680 Organisatie
totaal organisatie € 386.244 € 71.500 € 314.744
Exploitatie Gemeentehuis 1.435.879 185.000 1.250.879 Huisvesting
Facilitair Gemeentehuis 158.150 158.150 Huisvesting
Sloop Bleek 6 + 10 + herinrichten terrein
totaal huisvesting € 1.594.029 € 185.000 € 1.409.029
Totaal taakveld Overhead 2020 € 18.382.853 € 5.751.118 € 12.631.735

 

Verschillenanalyse

Verschil ten opzichte van 2019 Bedrag
Lagere salariskosten - lagere incidentele lasten BC - lagere doorbelasting extern tijdelijk personeel -163.014
Hogere kapitaallasten voor netwerk-hardware-software 174.066
Hogere kapitaallasten voor beheer telecommunicatie 44.095
Doorschuiven van 2019 naar 2020 van incidenteel bedrag voor wegwerken achterstanden 260.000
Raming incidentele lasten BC in 2019. In 2020 op € 0 -200.000
Raming incidentele lasten BC in 2019. In 2020 lagere incidentele raming -145.000
Lagere kapitaallasten (met name de rentelasten voor gemeentehuis) -186.627
Diverse overige mutaties 34.399
-182.081