Paragraaf 5 Bedrijfsvoering

Bedrijfsvoering draait om de vraag: hoe sturen en beheersen we de organisatie om de geplande resultaten effectief en efficiënt te realiseren? Ook voor de ambities in deze begroting is een goeie bedrijfsvoering onontbeerlijk. Deze paragraaf geeft daarom inzicht in de belangrijkste ontwikkelingen, te behalen resultaten en activiteiten voor de gemeentelijke bedrijfsvoering. 

Hieronder volgt eerst een stuk over de organisatieontwikkeling. Vervolgens komen de ontwikkelingen rondom informatiebeleid, juridische zaken en rechtmatigheid aan bod, evenals de laatste stand van zaken rondom DVO/UVO en personeel en overheid. 

Inleiding
In maart 2024 is het programma ‘organisatieontwikkeling’ gestart. De in 2024 aan de raad gepresenteerde strategie, met daarin de doelen voor de komende vier jaar, schetst een beeld van de gewenste organisatie in 2028. Met activiteiten en projecten geven we vorm aan deze verandering. 

Visie en kernwaarden
De visie van de organisatie luidt: “Met passie en plezier werken we voor onze samenleving. Een samenleving waar mensen zich betrokken en gehoord voelen. We zijn wendbaar en maken verbinding met onze gemeenten en het Groene Hart. We maken duidelijke keuzes. We werken vanuit onze talenten en deskundigheid en benutten dit door samen te werken. Zo zijn we een voorspelbare, open en betrouwbare partner. ” 

De verbondenheid met de lokale samenleving, het (groene) hart, is in onze slogan opgenomen: “Verbonden met het hart”. 

We werken in de organisatie vanuit vier kernwaarden. Deze zijn:
•    Eigenaarschap
•    Vertrouwen
•    Samenspel
•    Voortdurend leren & verbeteren

Wat gaan we in 2026 doen?
Op 1 januari 2026 werken we in de nieuwe organisatiestructuur. In de nieuwe structuur is meer aandacht voor medewerkers; het aantal teams en leidinggevenden groeit. We werken met vier domeinen: Samenleving, Publiek & Veiligheid, Fysieke Leefomgeving en Bedrijfsvoering. De nieuwe structuur is zo ontworpen dat er een logisch en samenhangend geheel ontstaat, waarbij er uitgangspunten en criteria zijn vastgelegd.

In 2026 gaan we verder met het verbeteren en vastleggen van processen. In 2025 is de strategie en hulpstructuur voor de vier domeinen vastgelegd. Vanuit deze basis kunnen de domeinen in het juiste tempo werken aan het in control komen

In 2026 maken we gebruik van team- en domeinplannen. Deze plannen zijn in een gelijk format en strategisch kader uitgewerkt, zodat er meer cohesie ontstaat in ons strategische denken en werken. De plannen vergroot de (resultaatgerichte) sturing van directie en leidinggevenden. Voor medewerkers is het een kans om mee te denken over de strategische koers van het team en domein én de samenhang met de koers van de organisatie.

Op 1 januari 2026 maken we gebruik van het nieuwe personeelsinformatiesysteem. Ook is het nieuwe functiewaarderingssysteem HR21 momenteel in ontwikkeling. De formele invoering is verschoven naar juni 2026. Eventuele salariswijzigingen die voortkomen uit het nieuwe systeem gaan, met terugwerkende kracht, vanaf 1 januari 2026 gelden.

Op 1 januari 2026 werkt de organisatie met een nieuwe samenwerkingsovereenkomst voor Woerden en Oudewater. De taken zijn vastgelegd in het samenwerkingshandvest. De twee gemeentesecretarissen gaan gezamenlijk optreden als opdrachtgever en zetten één gezamenlijke opdracht uit aan de organisatie.

De Groene Hart Academie is het online leer- en ontwikkelplatform met een bibliotheek van (online) trainingen, e-books, micro learnings en video's op allerlei verschillende gebieden. In 2026 willen we de strategie en doelstellingen voor de Academie opnieuw bepalen, zodat dit platform zich verder kan ontwikkelen naar de behoeften van medewerkers.

Informatiebeleid 2026

ICT is onmisbaar voor het functioneren van de gemeente. Onze bedrijfsprocessen zijn in toenemende mate afhankelijk van digitale middelen. Daarbij zoeken we voortdurend naar een balans tussen gebruiksvriendelijkheid en een hoge mate van informatiebeveiliging. Ook onze inwoners en ondernemers verwachten betrouwbare, toegankelijke en veilige digitale dienstverlening.

De ontwikkeling naar een informatiesamenleving biedt kansen én uitdagingen. Digitale technologie maakt het enerzijds mogelijk om onze bedrijfsvoering en dienstverlening te verbeteren. Tegelijkertijd vraagt dit om goede randvoorwaarden op het gebied van veiligheid, privacy en tegenwoordig in toenemende mate autonomie. In deze context is het zeer belangrijk dat de Rijksoverheid, provincies, gemeenten, waterschappen en publieke dienstverleners in 2025 met een gezamenlijk Nederlandse Digitalisering Strategie (NDS) zijn gekomen. Afgesproken in de NDS is dat we gezamenlijk gaan werken aan zes met elkaar samenhangende prioriteiten om daarop te versnellen.

Deze prioriteiten zijn (in willekeurige volgorde):
- Cloud: het verkennen van een gezamenlijke soevereine cloud;
- Datagedreven werken via een federatief stelsel met bindende afspraken en standaarden;
- Artificial intelligence inzetten om maatschappelijke problemen op te lossen, bedrijfsvoering en onze dienstverlening te verbeteren;
- De overheid stelt de burgers en ondernemers centraal in (digitale) dienstverlening;
-Versterking van onze digitale weerbaarheid en autonomie van de overheid;
-Digitaal vakmanschap en een moderne werkomgeving.

Deze prioriteiten sluiten perfect aan bij het transitieprogramma van de VNG, common ground, voor een gezamenlijke, moderne informatievoorziening. In 2026 is onze ambitie om bij dit programma actiever aan te sluiten. Zo profiteren we van de ervaring van de koplopergemeenten, terwijl we in ons eigen tempo kunnen aansluiten.

Ook kijken wij, na onze pilots met AI in 2025, met andere gemeenten hoe en op welke wijze we in 2026 onze dienstverlening en bedrijfsvoering met artificial intelligence duurzaam kunnen verbeteren.

Verder blijven wij inzetten op datagedreven werken. We zetten data in om maatschappelijke en ruimtelijke vraagstukken inzichtelijk te maken. Dit doen we via dashboards, rapportages en geografische kaarten. Voor het sociaal domein wordt dit al breed toegepast; steeds vaker gebruiken we deze inzichten ook voor bedrijfsvoering en organisatieontwikkeling.
 
Informatiebeveiliging en privacy 
De verwevenheid van ICT in al onze processen maakt informatiebeveiliging cruciaal. De Europese richtlijn NIS2, die in Nederland wordt omgezet in de cyberbeveiligingswet, is uitgesteld tot 2026. Deze wet zal aanzienlijke gevolgen hebben voor gemeenten. De richtlijn verplicht ons om hogere beveiligingsnormen na te leven, ook op terreinen die tot nu toe minder aandacht kregen, zoals technische automatisering (bijv. verkeersregelinstallaties en brugbediening). Daarnaast worden er strengere eisen gesteld aan de beveiliging van uitbestede taken en ketensamenwerkingen. Ook wordt de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) wettelijk verplicht en zullen we moeten toewerken naar een hoger volwassenheidsniveau.
 
Ons Gemeentelijk Informatiebeveiligingsbeleid vormt hierbij het kader. De BIO en de tien bestuurlijke principes zijn leidend. Jaarlijks leggen we via ENSIA verantwoording af over de stand van de informatiebeveiliging. Hierbij wordt nadrukkelijk ingezet op security by design, zodat veiligheid al vanaf het ontwerp van processen en applicaties wordt meegenomen.
 
Naast beveiliging staat privacy onverminderd centraal. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Wet politiegegevens (Wpg) vormen hiervoor het kader. We werken vanuit Privacy by Design, stellen strenge eisen aan leveranciers en sluiten verwerkersovereenkomsten. Bij processen met een hoog privacyrisico werken we intensief samen met de verantwoordelijke afdelingen om risico’s te beperken. Privacy is niet alleen een verantwoordelijkheid van de specialisten, maar van de hele organisatie. Daarom blijven we medewerkers bewustmaken via communicatieacties en campagnes. 

Eén van de taken in het domein Bedrijfsvoering is het bevorderen en bewaken van de juridische kwaliteit van onze dienstverlening. We willen een betrouwbare overheid zijn voor onze inwoners, bedrijven en organisatie door als gemeente rechtmatig, rechtvaardig en behoorlijk te handelen.

Hoofdtaken binnen het juridisch werkveld zijn: 
•    Juridische advisering aan college, bestuur en de ambtelijke organisatie
•    Waarborgen van de juridische kwaliteit en risicomanagement
•    Behartigen van de juridische belangen van de gemeente, met oog voor inwoners, organisaties en ondernemers
•    Beperken of voorkomen van schade maar procederen waar nodig
•    Tijdige, rechtmatige en procedureel zorgvuldige afhandeling van bezwaarschriften
•    Het (adviseren bij) voeren van procedures in (hoger) beroep
•    Tijdige bekendmaking van regelgeving
•    Kwaliteitscontrole van bestuurlijke besluitvormingsstukken
•    Coördinatie en advisering bij klachten

Ontwikkelingen:

1. Het bezwaarproces zo efficiënt mogelijk in blijven richten om een tijdige en zorgvuldige afhandeling van bezwaren te realiseren. Het bezwaarproces wordt stap voor stap geanalyseerd, met als doel te beoordelen of de inrichting efficiënter, klantgerichter en effectiever kan worden vormgegeven. 
2. Daar waar mogelijk blijven inzetten van alternatieve wijzen van geschilbeslechting zoals (pre-) mediation en/of informele gesprekken om bezwaren en of onduidelijkheid weg te nemen. In dit kader wordt er een pre-mediatonbeleid/handleiding opgesteld, dat als handvat moet dienen bij de beoordeling of een zaak zich voor pre-mediaton zou kunnen lenen en hoe dit proces verder verloopt. 
3. Door gebrek aan capaciteit en verschillende nieuwe taken die op de gemeente afkomen is er achterstand op het gebied van juridische kwaliteitszorg. Dit betreft actualisering van, anticipatie op en implementatie van wet- en regelgeving. We spannen ons in om de juridische kwaliteitszorg te borgen in de algehele kwaliteitszorg van (werk)processen en in de voorbereiding en uitvoering van besluiten. Dit gaan we doen door het organiseren (via de Groene Hart Academie) van juridische trainingen en kennissessies. Bijvoorbeeld om het bestuurlijke besluitvormingsproces te verbeteren en de juridische kwaliteit binnen het sociaal domein te vergroten. Het doel is om het juridisch bewustzijn van de organisatie te bevorderen en inzicht in juridische risico’s te verbeteren. Ook zullen we in verband met de organisatieontwikkeling verschillende (werk)processen en (interne) regelingen aan moeten passen.

Het primaire doel van de verbijzonderde interne controle auditors (hierna VIC) is om inzicht te krijgen in de kwaliteit van de bedrijfsvoering binnen de ambtelijke organisatie. Dit vanuit een accountantsperspectief. Indien nodig geeft de VIC aanbevelingen om de kwaliteit van de processen te verhogen en de kans op fouten en fraude te mitigeren. 
 
De VIC voert ook de controles uit met betrekking tot de rechtmatigheidsverantwoording en rapporteert het oordeel middels de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening. De controlerend accountant geeft een oordeel over de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording. 

De VIC is een continu intern controleproces. Zowel qua inhoud als aanpak (jaarplanning) wordt afstemming gezocht met de controlewerkzaamheden van de controlerend accountant. Per verslagjaar worden afspraken gemaakt met de controlerend accountant (ETL) voor een zo constructief en efficiënt mogelijke samenwerking. De interne controles liggen in lijn met de materialiteit en rapporteringstoleranties welke de controlerend accountant hanteert. De VIC voert verbijzonderde interne controles uit op basis van een jaarlijks geactualiseerd VIC-plan. In samenspraak met de accountant is de scope van de financiële processen bepaald. Deze scope bestaat uit materiële en risicovolle processen. De VIC is onafhankelijk in staat om een oordeel te geven over de interne beheersing van de ambtelijke organisatie. De VIC is voornamelijk gericht op het controleren van de rechtmatigheid maar om aan te sluiten op de accountantscontrole worden getrouwheidsaspecten ook meegenomen in de interne controles. 

De bevindingen en aanbevelingen van de interne controles worden teruggekoppeld aan de ambtelijke organisatie.  De voortgang van de opvolging van de aanbevelingen van de VIC en van de accountant wordt meerdere keren per jaar gemonitord binnen de ambtelijke organisatie door middel van de auditmonitor. Elk half jaar rapporteert de VIC de bevindingen van de controles en de auditmonitor via de VIC-rapportage. Deze rapportages worden, om transparant te zijn, ook besproken met de Auditcommissie. 

Op 1 januari 2026 zal de organisatie met de nieuwe samenwerkingsovereenkomst werken voor Woerden en Oudewater. Centraal daarin staat één gezamenlijke opdracht aan de organisatie, waarmee dubbele aansturing wordt voorkomen en de beschikbare ambtelijke capaciteit beter aansluit bij de bestuurlijke prioriteiten. Ook wordt de rolverdeling tussen eigenaar, opdrachtgever en opdrachtnemer helder vastgelegd, zodat sturing, uitvoering en verantwoording logisch en voorspelbaar verlopen. 

De samenwerking biedt ruimte voor zowel maatwerk als uniformiteit, met als uitgangspunt dat uitvoering altijd zo praktisch en eenvoudig mogelijk moet zijn. De borging vindt plaats via de ONS-desk (Onze Nieuwe Samenwerking-desk), die coördineert, faciliteert en de schakel vormt tussen bestuur en organisatie. 

In onderstaande tabel staan de bedragen die in 2026 gemoeid zijn met de samenwerking met de gemeente Oudewater.

Gemeenten lichten de effecten van beleid toe door een vaste set beleidsindicatoren op te nemen in de begroting en de jaarrekening. Dit is voorgeschreven in het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). Een deel van deze indicatoren is afkomstig uit http://waarstaatjegemeente.nl (-> product -> BBV). De overige indicatoren moeten uit eigen gegevens of de eigen begroting worden overgenomen, omdat hiervoor geen landelijke bron beschikbaar is. Deze indicatoren worden dus niet ontsloten via waarstaatjegemeente.nl. De indicatoren zijn in de programmaverantwoording vermeld onder programma 1. Het betreft:  

• Formatie
• Bezetting
• Apparaatskosten
• Externe inhuur
• Overheadkosten  

Formatie/bezetting 

De formatie van het ambtelijk apparaat voor het begrotingsjaar betreft het aantal fte’s op peildatum dat is ingevuld met een vaste of tijdelijke aanstelling plus de nog in te vullen vacatures. Eén fte is het equivalent van een 36-urige werkweek. Het aantal fte’s in het overzicht is exclusief de formatie van het college, de griffie, de raad, het RHC (Regionaal Historisch Centrum), het RBL (Regionaal Bureau Leerplicht) en Inkoop & Monitoriting Utrecht West (IMUW).

Externe inhuur

Uitgangspunt is dat er beperkt kosten voor inhuur externen worden begroot. Externe inhuur is begroot op plekken waar het werkaanbod kan fluctueren, zoals in het sociaal domein (aanvragen) of burgerzaken (balie). Verreweg de meeste kosten voor externe inhuur worden uitgegeven in de projectenorganisatie. De projecten (ruimtelijke ontwikkeling en openbare ruimte) worden deels door eigen mensen uitgevoerd en deels door externe inhuur. In de begroting van de projecten worden de uren voor eigen mensen en externe inhuur meegenomen in de VAT-kosten. Overige externe inhuur wordt betaald uit de reguliere loonsom, bijvoorbeeld bij vacatures die op korte termijn ingevuld moeten worden met een externe. Daarnaast maken we, waar mogelijk, gebruik van externe financieringsbronnen, zoals bijdragen van andere overheden of subsidieregelingen.

We kijken kritisch naar de inzet van externe inhuur. Er wordt onderzocht waar het mogelijk is om van inhuur naar vast overgegaan kan worden, indien sprake is van langdurige formatie behoefte. In dit kader is in september 2024 het project ‘Grip op Inhuur’ van start gegaan, gericht op het behalen van het gewenste normpercentage voor inhuur.

Als eerste stap richting de versterkte grip op inhuur is in maart 2025 een tijdelijke werkwijze voor externe inhuur ingesteld. Het is een instrument waarmee we bewuster aanvragen beoordelen, juridisch zorgvuldiger opereren en gedragsverandering stimuleren. De werkwijze is bedoeld om vooralsnog richting en sturing te geven aan inhuur in afwachting van structureel beleid. De kernprincipes: elke aanvraag en verlenging doorloopt een afwegingskader, wordt getoetst op noodzaak en juridische houdbaarheid, en is geborgd in een eenduidig proces via JOIN en Flextender.

Toerekening personeelskosten aan beleidsprogramma's

Per medewerker wordt op begrotingsbasis bepaald voor welke taakvelden hij/zij werkzaam is. Ook wordt in deze verdeling rekening gehouden met uren die toegerekend kunnen worden aan bijvoorbeeld kostenverhaal, grondexploitaties of investeringsprojecten. De werkelijke salariskosten per team worden op basis van deze verdeling toegerekend aan de verschillende beleidsprogramma's / taakvelden. 

Communicatie door de gemeente moet helpen om maatschappelijke opgaven te realiseren. Wij brengen inwoners, ondernemers, organisaties en de gemeente met elkaar in verbinding. Zodat de Woerdenaren gehoord en gezien worden, weten wat er in de gemeente speelt en waar zij met hun vragen of ideeën terecht kunnen. De gemeentelijke communicatieadviseurs doet dit door inwoners via verschillende communicatiekanalen te informeren en contact te houden met de samenleving en actief te volgen wat er in de omgeving speelt. Maar ook door bij te dragen aan het versterken van het communicatief vermogen van de organisatie. Bij crises en ingrijpende gebeurtenissen in de samenleving, zorgt het team met de bestuurders voor gerichte betekenisvolle uitingen van steun of duiding.

Sinds 2025 werken we volgens de methodiek ‘Communiceren met focus’. Hierin staan de maatschappelijke opgave, de behoeften vanuit de samenleving en de impact die communicatie al dan niet kan maken centraal bij het bepalen van de communicatieve prioriteiten. Dit vraagt om een vernieuwde werkwijze. Zowel in team communicatie als in de organisatie. In 2026 zetten we deze ontwikkeling voort.

Daarnaast blijven we ons inzetten voor duidelijke communicatie. Dat doen we onder andere door veel verstuurde brieven te herschrijven en collega’s te helpen om zelf duidelijk te communiceren. We onderzoeken de mogelijkheden die kunstmatige intelligentie (AI) daarin kan spelen. 
Met gerichte arbeidsmarktcommunicatie dragen we bij aan het aantrekken en behouden van nieuwe medewerkers. Tot slot leveren we met interne communicatie een bijdrage aan de organisatieontwikkeling.