Paragraaf 5 Bedrijfsvoering

Bedrijfsvoering draait om de vraag: hoe sturen en beheersen we de organisatie om de geplande resultaten effectief en efficiënt te realiseren? Ook voor de ambities in deze begroting is een goeie bedrijfsvoering onontbeerlijk. Deze paragraaf geeft daarom inzicht in de belangrijkste ontwikkelingen, te behalen resultaten en activiteiten voor de gemeentelijke bedrijfsvoering. 

Hieronder volgt eerst een stuk over de organisatieontwikkeling. Vervolgens komen de ontwikkelingen rondom informatiebeleid, juridische zaken en rechtmatigheid aan bod, evenals de laatste stand van zaken rondom DVO/UVO en personeel en overheid. 

Inleiding
In maart 2024 is het programma ‘organisatieontwikkeling’ gestart. Dit programma geeft door middel van projecten invulling aan de organisatievisie en strategische doelen die in maart 2024 aan de raad gepresenteerd zijn. 

In dit stuk beschrijven we eerst de verschillende begrippen die van belang zijn voor de organisatieontwikkeling. Dit zijn respectievelijk de organisatievisie, de strategie, de bijbehorende projecten, de kernwaarden en tot slot het organisatieprogramma. Vervolgens stippelen we kort uit wat er in 2025 te gebeuren staat. 

Visie, strategie, projecten, kernwaarden en programma
De visie van de organisatie luidt: “Met passie en plezier werken we voor onze inwoners en ondernemers. Wij zijn wendbaar, verbinden ‘binnen’ aan ‘buiten’ en maken duidelijke keuzes. Wij werken vanuit ons ambacht en benutten dit ten volle door samen te werken. En we doen dit in cadans, zodat wij een betrouwbare partner kunnen zijn.” De verbondenheid met de lokale samenleving, met het (groene) hart, is nadrukkelijk in de slogan opgenomen: “Verbonden met het hart”. 

Deze organisatievisie is een ideaalbeeld. De in maart aan de raad gepresenteerde strategie, met daarin de doelen voor de komende vier jaar, brengt de organisatie vervolgens in staat om zich naar dit beeld te organiseren. 

In het tweede kwartaal zijn directie en management zes projecten gestart die op hun beurt bijdragen aan de gewenste veranderingen. Deze projecten zijn:
•    Organisatiestructuur & cultuur
•    Aanpak Dienstverlening
•    Procesverbetering
•    Sprints (sprint 1: Telefonische bereikbaarheid verbeteren)
•    Grip op projecten (incl. portfoliomanagement)
•    Verminderen werklast

Daarnaast werken we aan onze maatschappelijke doelen vanuit vier kernwaarden. Deze kernwaarden moeten betekenis krijgen voor de medewerkers en hiervoor zijn in september ’24 visietours gestart. Iedere werknemer kon participeren in deze visietours en zodoende helpen (Woerdense of eigen) betekenis te geven aan de kernwaarden. De vier kernwaarden van de organisatie zijn:
•    Eigenaarschap
•    Vertrouwen
•    Samenspel
•    Voortdurend leren & verbeteren

Het programma organisatieontwikkeling faciliteert de projecten bijvoorbeeld door middel van ontwikkeldagen waarin directie, teammanagers en projectleiders samenkomen, door spiegelmomenten op de inhoud te verzorgen en de voortgang en samenhang met andere projecten en de organisatievisie te bewaken. Het programma kan een project ook in budgettair opzicht faciliteren en bijvoorbeeld (noodzakelijke) externe expertise inhuren. Strategische communicatie, met name gericht op medewerkers, is nauw verbonden aan het programma en de projecten. Doel: onze medewerkers niet alleen meenemen in de veranderingen, maar hen ook te laten participeren. 

Wat gaan we in 2025 doen?
In 2025 gaan we verder op de ingezette koers. De gestarte projecten zullen verder uitgewerkt worden en uitvoering krijgen. Medewerkers gaan veranderingen merken, zoals vastgestelde normen van onze dienstverlening, wijzigingen in de organisatiestructuur, leiderschapsontwikkeling en -communicatie en aandacht voor vastleggen en actueel houden van processen. Na succesvolle implementatie en uitvoering in de organisatie kan een project afgerond worden binnen het programma. 

In 2025 zal ook het project ‘Kompas van Woerden’ starten. Met dit belangrijke project werken we toe naar een inhoudelijke visie (kompas) die duidelijke richting geeft aan visie- en beleidsdocumenten. Het kompas kan zodoende keuzes faciliteren door deze langs de lijn van het kompas te toetsen. Het kompas maken we in samenwerking met inwoners, raad, college en organisatie.

Het informatiebeleid valt uiteen in ICT (het gebruik van systemen, digitale communicatie en computers) en informatiebeveiliging. Hieronder stukken over beide onderwerpen, met onder beveiliging speciale aandacht voor NIS2, ENSIA en privacy.

ICT
ICT blijft belangrijk voor onze taken en het functioneren van de gemeente. Onze organisatie en de maatschappij worden steeds meer afhankelijk van ICT. Bedrijfsprocessen moeten goed werken met IT, waarbij we een balans zoeken tussen gebruiksvriendelijkheid en informatiebeveiliging.

De ontwikkeling naar een informatiesamenleving biedt kansen en uitdagingen. We kunnen onze dienstverlening verbeteren, transparantie en vertrouwen vergroten en maatschappelijke uitdagingen aanpakken. Inwoners en ondernemers vragen om goede randvoorwaarden voor de omgang met data en digitale voorzieningen. Samen werken we aan efficiënte en effectieve digitale oplossingen, met aandacht voor veiligheid, toegankelijkheid, privacy en gelijke behandeling.

Intern blijft de wens om digitaal samen te werken. Het is belangrijk dat medewerkers plaats- en tijdonafhankelijk kunnen werken, zowel onderling als met inwoners en partners. Het juiste gebruik van bestaande en nieuwe applicaties kan hierbij helpen. ICT en DIV werken samen om een goede informatievoorziening te bieden en een stabiel en veilig digitaal netwerk te onderhouden. Een belangrijke opgave hierin is opgave om pro-actief informatie te openbaar maken (conform de Wet Open Overheid).

Gegevensbeheer blijft datagericht werken ondersteunen. Data geeft inzicht en kan maatschappelijke en ruimtelijke vraagstukken ondersteunen. We bieden dit inzicht al voor het sociaal domein en nu ook steeds meer voor bedrijfsvoering. De komende periode vertalen we KPI’s van organisatieontwikkeling steeds meer naar dashboards.

Technische ontwikkelingen helpen ons om collega’s en inwoners beter te ondersteunen. Denk aan 3D en Digital Twin, waarbij een virtuele representatie van de gemeente wordt gemaakt. Ook Datawarehousing, waarbij data uit verschillende systemen in één database wordt opgeslagen, helpt ons snel en efficiënt te reageren op vraagstukken. We werken ook aan de presentatie van data, bijvoorbeeld in een dashboard, rapport of geografische kaart.

Informatiebeveiliging
 
NIS2
De maatschappelijke impact van verstoringen neemt steeds verder toe doordat ICT steeds meer is verweven met bedrijfsprocessen, en doordat organisaties onderling steeds meer met elkaar verweven raken in ketenprocessen. Dit is aanleiding geweest om vanuit Europa te komen tot een nieuwe richtlijn: de Network and Information System (NIS2)-richtlijn. In Nederland wordt deze richtlijn momenteel omgezet in de cyberbeveiligingswet. 

Het is duidelijk dat deze wet voor gemeenten flinke gevolgen zal gaan krijgen. De richtlijn stelt namelijk strengere normen aan onze beveiliging. De impact is onder andere:

• Beveiliging van technische automatisering (zoals verkeersregelinstallaties, camera’s, brugbediening) moet passende aandacht gaan krijgen. Dit is tot nu toe een onderbelicht domein geweest.
• Ministeries hebben taken gedelegeerd aan gemeenten. De ministers zullen zich ook over deze gedelegeerde taken moeten verantwoorden. De verwachting is dat hiervoor verantwoordingskaders zullen worden opgelegd waaraan de gemeente moet voldoen. Mogelijk heeft de gemeente dit weer bij andere partijen ondergebracht (bijvoorbeeld GGD voor volksgezondheid) waardoor hier veel interactie met derde partijen nodig kan zijn.
• Er zal veel meer aandacht gegeven moeten worden aan beveiliging waar de gemeente taken niet zelf uitvoert (uitbesteed aan leveranciers, verbonden partijen, werk in ketens). Hiervoor zijn nog geen normen gesteld, maar de gemeente moet straks wel aan deze normen voldoen. Hier kan veel interactie met derde partijen nodig zijn.
• De BIO (Baseline Informatiebeveiliging Overheid) wordt een wettelijke verplichting. Het volwassenheidsniveau waarna we toe moeten werken zal waarschijnlijk niveau 3 zijn. Dit is momenteel nog niet in de gehele organisatie het geval.
• Er komt een voorgeschreven wijze om informatiebeveiliging in onze organisatie toe te passen. Op deze wijze wordt de organisatie, en in het bijzonder de bestuurder, in staat om de juiste afwegingen te maken.

ENSIA
Het Gemeentelijk InformatieBeveiligingsBeleid toont de kaders en verantwoordelijkheden waarbinnen de gemeente de informatiebeveiliging inricht en onderhoudt. Daarbij geldt de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) als leidend normenkader. Hier zijn vervolgens de ‘10 bestuurlijke principes voor informatiebeveiliging’ aan toegevoegd. De informatiebeveiliging draagt actief bij aan de vereisten voor een veilige verwerking van persoonsgegevens (waaronder AVG en Wpg) waarbij security by design wordt toegepast. Verantwoording over de stand van de informatiebeveiliging wordt jaarlijks afgelegd middels ENSIA (Eenduidige Normatiek Single Information Audit).

Privacy
Privacy gaat over het beschermen van persoonsgegevens. Sinds mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van kracht. De AVG regelt de rechtmatige en zorgvuldige omgang met persoonsgegevens binnen de EU. Daarnaast is sinds 2019 de aangepaste Wet politiegegevens (Wpg) van toepassing op gegevensverwerkingen door boa’s in de uitvoering van hun opsporingstaak. Hiermee heeft de bescherming van persoonsgegevens en politiegegevens een nog grotere rol gekregen binnen de organisatie. Het komende jaar blijft privacy door maatschappelijke vraagstukken en de steeds verder gaande digitalisering een belangrijk onderwerp, en dit vraagt van de organisatie ook steeds meer expertise. 

Een belangrijk speerpunt is het werken vanuit Privacy by Design: aan de voorkant meedenken over het zo privacy vriendelijk mogelijk inrichten van applicaties. We stellen aan leveranciers eisen op het gebied van gegevensverwerking en sluiten verwerkersovereenkomsten.

Voor processen/gegevensverwerkingen met een hoog privacyrisico zitten we dicht op het proces om zo samen met de verantwoordelijken de risico’s voldoende te beperken. Immers persoonsgegevens veilig houden kunnen we niet alleen. Daarvoor hebben we de hele organisatie nodig. Om die reden brengen we, ook in 2025, het onderwerp privacy onder de aandacht van alle medewerkers. Dit doen we door (soms ludieke) communicatieacties en campagnes. Zo blijven we samen scherp op het onderwerp privacy en wat dit betekent voor alle verschillende functies binnen onze organisatie.

De Wet open overheid (Woo)

De Wet open overheid (Woo) heeft de Wet van openbaarheid (Wob) van bestuur vervangen per 1 mei 2022. De nieuwe wet verplicht overheidsinstellingen (in stappen) meer informatie actief openbaar te maken en de informatiehuishouding op orde te krijgen. Om een transparante overheid en een goede informatiehuishouding tot stand te brengen heeft het Rijk een tijdsbestek van 5 tot 8 jaar voorgeschreven. Verplichtingen uit de Woo zullen aldus gefaseerd in werking treden op een nader te bepalen tijdstip. De achterliggende gedachte van de Wet open overheid (Woo) is dat iedereen recht heeft op informatie van de overheid.
 
Tot nu toe zijn de volgende acties verricht t.b.v. implementatie van de Woo:
•    Impactanalyse
•    Themasessie directie Woerden
•    Themasessie college Woerden
•    Het Woo -ambitieniveau is door de directie vastgesteld (op Medium)
•    Reactieve openbaarheid geregeld

In 2025 zullen we ons verder focussen om de actieve openbaarmaking verder mogelijk te maken, waaronder o.a. keuze voor een publicatieplatform en (hulpsoftware)systemen, en aansluiting op een Woo-index. Ook zullen we in 2025 de Woo-contactpersoon binnen de organisatie structureel gaan borgen. De Woo-contactpersoon is mede aan zet om de actieve openbaarmaking verder vorm te geven.

Een van de taken in het domein Bedrijfsvoering is het bevorderen en bewaken van de juridische kwaliteit van onze dienstverlening. We willen een betrouwbare overheid zijn voor onze inwoners, bedrijven en organisatie door als gemeente rechtmatig, rechtvaardig en behoorlijk te handelen.

Hoofdtaken binnen het juridisch werkveld zijn: 

• Juridische advisering aan college, bestuur en de ambtelijke organisatie
• Waarborgen van de juridische kwaliteit en risicomanagement
• Behartigen van de juridische belangen van de gemeente, met oog voor inwoners, organisaties en ondernemers
• Beperken of voorkomen van schade maar procederen waar nodig
• Tijdige, rechtmatige en procedureel rechtvaardige afhandeling van bezwaarschriften
• Het (adviseren bij) voeren van procedures in (hoger) beroep
• Tijdige bekendmaking van wet- en regelgeving
• Kwaliteitscontrole van het bestuurlijk besluitvormingsproces
• Coördinatie en advisering bij klachten

Ontwikkelingen:

1. Lean maken van het bezwaarproces ten behoeve van een efficiënt proces en tijdige afhandeling van bezwaren.
2. Inzetten van alternatieve wijzen van geschilbeslechting: (pre-)mediation en/of informele gesprekken om bezwaren en klachten te verminderen.
3. Juridische kwaliteitszorg. Door gebrek aan capaciteit is er achterstand op het gebied van juridische kwaliteitszorg. Dit betreft actualisering van, anticipatie op en implementatie van regelgeving. Kwaliteitsnormen worden niet altijd gehaald. Via prioritering en gefaseerde aanpak wordt getracht deze achterstand in te lopen. We gaan ons inspannen om de juridische kwaliteitszorg te borgen in de algehele kwaliteitszorg van (werk)processen en in de voorbereiding en uitvoering van besluiten te borgen. Dit doen we onder andere door het aanbieden (via de Groene Hart Academie) van kennissessies ter verbetering van het bestuurlijke besluitvormingsproces en ter verhoging van de juridische kwaliteit (binnen het sociaal domein).

De verbijzonderde interne controle (hierna VIC) voert de controlewerkzaamheden uit voor  de rechtmatigheidsverantwoording en stelt de  rechtmatigheidsverantwoording op. Dit is een continu jaarlijks proces. Zowel qua inhoud als jaarplanning wordt afstemming gezocht met de controlewerkzaamheden van de controlerend accountant.

Het primaire doel van VIC is om inzicht te krijgen in de kwaliteit van de bedrijfsvoering binnen de ambtelijke organisatie en als nodig de kwaliteit van de bedrijfsvoering (continu) te kunnen verhogen. Op basis van bevindingen vanuit de VIC-controles ontstaan aanbevelingen welke opgevolgd moeten worden om het proces te optimaliseren. Het opvolgen van aanbevelingen m.b.t. interne beheersmaatregelen mitigeert onder andere de kans op fouten en fraude binnen een proces. Met de VIC-controles wordt inzichtelijk of de interne beheersing binnen processen effectief werkend is. 

Om de werkzaamheden grondig uit te kunnen voeren is het plan om het VIC-team op kort termijn te versterken.

De gemeente Woerden voert ook taken uit voor de gemeente Oudewater. Deze dienstverlening is beschreven in een dienstverleningsovereenkomst (DVO). De DVO is op 16 juli 2020 door de gemeenteraden van zowel Oudewater als Woerden weer voor vijf jaar vastgesteld en loopt op 1-1-2026 af. Aanvullend worden er jaarlijks afspraken gemaakt voor aanvullende dienstverlening door de gemeente Woerden in een zogeheten Uitvoeringsovereenkomst (UVO). 

In juni 2024 is het evaluatierapport met de gemeenteraad gedeeld. De conclusie van het evaluatierapport is dat de samenwerking in zijn huidige vorm en inrichting niet duurzaam is. Het advies van het onderzoeksbureau luidt: verken de conditie van het eerste scenario (voortzetten en verzakelijken) en beschouw scenario 2 (bestuurlijke fusie) en scenario 3 (beëindigen samenwerking) als realistisch alternatief. 

De gemeentebesturen streven ernaar om eind 2024 een beslissing te nemen over het al dan niet verlengen van de samenwerking en het gezamenlijke toekomstperspectief. In 2025 zal het gekozen scenario verder uitgewerkt en geïmplementeerd moeten worden. Tevens zal de organisatie uitvoering geven aan de geadviseerde verzakelijking van de huidige samenwerking. 

In onderstaande tabel staan de bedragen die in 2025 gemoeid zijn met de dienstverlening aan gemeente Oudewater.

Vanaf het begrotingsjaar 2017 lichten gemeenten de effecten van beleid toe door een vaste set beleidsindicatoren op te nemen in de begroting en de jaarrekening. Dit wordt voorgeschreven in het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). Het gaat hier deels om indicatoren afkomstig uit http://waarstaatjegemeente.nl (-> product -> BBV). De overige indicatoren dienen uit eigen gegevens of de eigen begroting overgenomen te worden omdat er geen landelijke bron voor beschikbaar is. Deze indicatoren worden dus niet ontsloten via waarstaatjegemeente.nl. De indicatoren zijn in de programmaverantwoording vermeld onder programma 1. Het betreft:  

• Formatie
• Bezetting
• Apparaatskosten
• Externe inhuur
• Overheadkosten  

Formatie/bezetting 

De formatie van het ambtelijk apparaat voor het begrotingsjaar betreft het aantal fte’s op peildatum dat is ingevuld met een vaste of tijdelijke aanstelling plus de nog in te vullen vacatures. Eén fte is het equivalent van een 36-urige werkweek. Het aantal fte’s in het overzicht is exclusief de formatie van het college, de griffie, de raad, het RHC (Regionaal Historisch Centrum), het RBL (Regionaal Bureau Leerplicht) en Inkoop & Monitoriting Utrecht West (IMUW).

Externe inhuur

Uitgangspunt is dat er beperkt kosten voor inhuur externen worden begroot. Externe inhuur is begroot op plekken waar het werkaanbod kan fluctueren, zoals in het sociaal domein (aanvragen) of burgerzaken (balie). Verreweg de meeste kosten voor externe inhuur worden uitgegeven in de projectenorganisatie. De projecten (ruimtelijke ontwikkeling en openbare ruimte) worden deels door eigen mensen uitgevoerd en deels door externe inhuur. In de begroting van de projecten worden de uren voor eigen mensen en externe inhuur meegenomen in de VAT-kosten. Overige externe inhuur wordt betaald uit de reguliere loonsom, bijvoorbeeld bij vacatures die op korte termijn ingevuld moeten worden met een externe. Daarnaast maken we, waar mogelijk, gebruik van externe financieringsbronnen, zoals bijdragen van andere overheden of subsidieregelingen.
We kijken kritisch naar de inzet van externe inhuur. Er wordt onderzocht waar het mogelijk is om van inhuur naar vast overgegaan kan worden, indien sprake is van langdurige formatie behoefte. In dit kader is in september 2024 het project ‘Grip op Inhuur’ van start gegaan, gericht op het behalen van het gewenste normpercentage voor inhuur. Er wordt een plan opgesteld om het gewenste normpercentage te realiseren. In lijn met de motie van Inwonersbelangen zullen hiervoor twee raadsvoorstellen worden ingediend: één in het voorjaar van 2025 en één tegen het einde van 2025.

Toerekening personeelskosten aan beleidsprogramma's

Per medewerker wordt op begrotingsbasis bepaald voor welke taakvelden hij/zij werkzaam is. Ook wordt in deze verdeling rekening gehouden met uren die toegerekend kunnen worden aan bijvoorbeeld kostenverhaal, grondexploitaties of investeringsprojecten. De werkelijke salariskosten per team worden op basis van deze verdeling toegerekend aan de verschillende beleidsprogramma's / taakvelden. 

Communicatie door de gemeente moet helpen om maatschappelijke opgaven te realiseren. Wij brengen inwoners, ondernemers, organisaties en de gemeente met elkaar in verbinding. Zodat de Woerdenaren gehoord en gezien worden, weten wat er in de gemeente speelt en waar zij met hun vragen of ideeën terecht kunnen. Dat doen we onder andere door het communicatief vermogen van de organisatie te versterken. Maar ook door via verschillende communicatiekanalen contact te houden met de samenleving en actief te volgen wat er in de omgeving speelt.

In 2025 starten we met werken volgens de methodiek ‘Communiceren met focus’. Hierin staan de maatschappelijke opgave, de behoeften vanuit de samenleving en de impact die communicatie al dan niet kan maken centraal bij het bepalen van de communicatieve prioriteiten. Dit vraagt om een vernieuwde werkwijze. Zowel in team communicatie als in de organisatie.

Daarnaast blijven we ons inzetten voor duidelijke communicatie. Dat doen we onder andere door veel verstuurde brieven te herschrijven en collega’s te helpen om zelf duidelijk te communiceren. Ook ontwikkelen we de manier waarop we signalen uit de samenleving ophalen en die delen met de organisatie steeds verder door. Zodat we nog beter kunnen inspelen op wat inwoners belangrijk vinden. Tot slot leveren we met interne communicatie een bijdrage aan de organisatieontwikkeling.