Deze paragraaf is gemeente breed en gaat over activiteiten en ervaringen met communicatie en interactie tussen gemeente en inwoner.
Stand van zaken rondom participatie
Voor participatie wordt een afwegingskader ontwikkeld en een participatiekalender. De bedoeling is om de contouren hiervan eind 2020 gereed te hebben. Ook zal de raad middels een -nog te ontwikkelen- aparte participatiebrief geïnformeerd worden over de ervaringen, resultaten en ambities met participatie in de verschillende trajecten. In paragraaf 5 komt dit samengevat terug.
Kengetallen dienstverlening
De gemeentelijke dienstverlening vindt op veel fronten en niveaus plaats. Daarvan zijn kengetallen bekend. De kengetallen die nu bij ons bekend zijn, zijn nog onvoldoende gestructureerd om daarvan nu een goede bundeling te maken alsook aan te kunnen geven welke inzichten er zijn in de ontwikkeling.
Klanttevredenheid
We meten klanttevredenheid op een aantal punten. We noemen het cliënttevredenheidsonderzoek dat jaarlijks wordt gehouden vanuit Woerden Wijzer. De uitkomst van dit onderzoek wordt door de participatieraad gebruikt om advies uit te brengen aan de organisatie.
Met cliënten die suggesties doen voor verbetering wordt het gesprek aangegaan.
We streven naar een volledig overzicht van alle onderzoeken op klanttevredenheid in onze organisatie.
Toetsingscontacten met de samenleving
Vanuit de organisatie zijn er veel verschillende contacten die input opleveren over ons handelen en functioneren. We noemen:
| Domeinen | Contactmomenten met de samenleving |
| Bedrijfsvoering | Juridische zaken |
| Via WOB-verzoeken, bezwaarschriften. | |
| Openbare orde & veiligheid: | |
| Via JOR & Buurtveiligheidsteams (veiligheidsbeeld), huisverboden. | |
| Bestuurs- en directiesecretariaat: | |
| Verbindingscontacten tussen de samenleving en bestuur / directie. | |
| Financiën | |
| Contactmomenten met inwoners m.b.t. heffingen en belastingen. | |
| Gebiedsgericht Werken | |
| Via de overleggen van en met de wijk- en dorpsplatforms, de contacten die wijkambtenaren hebben met inwoners in de wijken en dorpen, initiatiefbegeleidingscontacten, procesbegeleidingscontacten. | |
| Dienstverlening | KCC |
| Alle in- en uitkomende contacten. | |
| VTH | |
| Via handhaving, verstrekken van vergunningen, het houden van toezicht en het communiceren hierover. | |
| Sociaal domein | Strategie & beleid: |
| Met inwoners via inspraakbijeenkomsten. Direct en indirecte contacten met en via partijen betrokken bij beleid & uitvoering. | |
| Sociaal team / jeugd & gezin: | |
| Ondersteuningsvragen op het gebied van zorg & welzijn. | |
| Domein ruimte | Vastgoed |
| Het huurdersgebruikersoverleg dat wordt gevoerd. | |
| Ruimtelijk beleid & projecten, ruimtelijke plannen | |
| Met inwoners en ondernemers op hiervoor georganiseerde avonden t.b.v. het actief ophalen van wensen (bijv. voor het waardenkader van de omgevingswet). | |
| Contacten ontstaan door het ter inzage leggen van bestemmingsplannen, | |
| participatieve contacten vanuit de opgaven (bijv. energietransitie) en | |
| contacten vanuit de processen (haalbaarheidsverzoeken). | |
| Domein openbare ruimte | Afval & Reiniging / Wijkonderhoud / Realisatie & Beheer: |
| Contacten op de milieustraat, contacten tijdens het werk in de openbare ruimte, meldingen openbare ruimte (telefonisch, online, real life) bewonersbijeenkomsten t.b.v. participatie, voorlichting en informatie. | |
Gebundelde contacten: in rapportages, verslagen en monitoren
De contacten die we hebben worden deels gebundeld. In rapportages en verslagen waaruit we kunnen analyseren, en in monitoren waarbij we vooraf gerichte vragen hebben gesteld om de thermometer over een bepaald onderwerp goed te kunnen aflezen:
- rapportages van de meldingen openbare ruimte
- rapportages cumulus
- monitor Leefbaarheid & Veiligheid
- jaarverslag juridische zaken
- enquêtes & evaluaties vanuit de ruimtelijke projecten die de basis vormen voor aanpassingen in nieuwe projecten en opgaven
- key2vergunningen-tool: een tool waarin de doorlooptijd van de processen wordt bijgehouden en vastgelegd.
Van handelen naar toetsen, van interpretatie naar verbetering
Om ervoor te zorgen dat we als organisatie excelleren in het centraal stellen van onze inwoners is het noodzakelijk dat we ons handelen structureel toetsen en bundelen, vervolgens interpreteren en duiden waarna we actiegericht naar verbetering kunnen toewerken.
De afzonderlijke teams binnen de organisatie leren en reflecteren op ieder afzonderlijk gekozen wijzen. We zien dat alle teams een vorm hebben gevonden om het werk dat we doen te toetsen zodat we kunnen verbeteren en dat mondeling in te brengen in werkoverleggen.
Inzet toegankelijkheid
Hier is op verschillende manieren regulier op ingezet, bijvoorbeeld de filmpjes op onze social media uitingen die altijd ondertiteld zijn. Ook in corona tijd is goed gekeken naar het afstemmen van de informatie op de samenleving.
Om verschillende doelgroepen over de coronamaatregelen aan te spreken, heeft de gemeente via meerdere communicatiekanalen gecommuniceerd. Er is gekozen voor de digitale weg zoals een dagelijkse update via de Website en de inzet van social media (Twitter, Facebook en Instagram). Daarnaast is ook wekelijks de informatiepagina gebruikt om inwoners te informeren en is er breed gecommuniceerd via de duo borden langs de weg. In de buitenruimte worden mensen via ‘straatgraffiti’ en spandoeken op de maatregelen gewezen. De spandoeken zijn in samenwerking met Stadshart Woerden geproduceerd. In alle uitingen is rekening gehouden met maximaal taalniveau B1 niveau.
Wat gaan we in 2021 doen?
We gaan door op de bestaande voet. Aan de hand van het participatiekader gaan we het jaar 2021 gebruiken om aan de voorgestelde nieuwe werkwijze en cultuur te werken. De dienstverlening zullen wij op hetzelfde kwaliteitsniveau voortzetten.