Paragraaf 4 Bedrijfsvoering

Bedrijfsvoering draait om het sturen en beheersen van de organisatie om de geplande resultaten zo effectief en efficiënt mogelijk te realiseren. Het gaat dus om antwoorden op hoe-vragen. Vraagstukken waar het college zich dagelijks mee bezighoudt. Er zijn ook thema’s die de kaderstellende rol van de raad raken. Deze paragraaf gaat daarop in. Daarnaast wordt in financiële zin inzicht gegeven in de bedrijfsvoeringkosten.

Vanaf 2020 gaat het programma organisatieontwikkeling op vereenvoudigde voet verder.
We zetten in op het versterken van het lerend vermogen en de kernwaarden. Door de coronacrisis zijn de beoogde activiteiten voor het jaar van Eigenaarschap in 2020 in aangepast vorm voortgezet. In 2021 starten nieuwe acties voor het jaar van Samenspel. Aan de hand van nog uit te voeren onderzoek bepalen we op welke gedragsaspecten rond de kernwaarde Samenspel interventies/acties nodig zijn. Gerichte trainingen op deze kernwaarde worden aangeboden via De Groene Hart Academie.

Daarnaast zullen de uitkomsten van het MD-traject (afronding eind 2020) meegenomen worden binnen de te ontwikkelen activiteiten op het vlak van organisatieontwikkeling.
Ook zetten we in 2021 een aantal activiteiten voort die ook in 2020 op de agenda stonden, zoals:

1. Dienstverlening verbeteren (o.a. verdere uitrol zaakgericht werken)
2. Resultaatgerichtheid vergroten (o.a. opgavegestuurd werken)
3. Verbeteren participatie en initiatievenbegeleiding (o.a. gebiedsgericht werken en omgevingswet)
4. Vitaliteit van de organisatie (o.a. via trainingen binnen De Groene Hart Academie)

Het college draagt zorg voor de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Het gaat hierbij om de rechtmatigheid van verschillende processen. Hiervoor is een plan van aanpak voor de verbijzonderde interne controle opgesteld. Hiernaast geven de auditors (die de VIC uitvoeren) vergaande ondersteuning bij de uitvoering van de Interne Controle. Hiermee worden stappen gezet richting de rechtmatigheidsverantwoording 2021. Door een wetswijziging wordt het college van Burgemeester en Wethouders vanaf boekjaar 2021 zelf verantwoordelijk voor het afgeven van de rechtmatigheidsverantwoording. Momenteel is het nog de accountant die hierover verslag uitbrengt en het gesprek voert met de gemeenteraad. In de toekomst moet het college van B&W zelf een verantwoording opstellen, die opgenomen wordt in de jaarrekening. De accountant betrekt de rechtmatigheidsverantwoording nog wel bij het oordeel in hun verklaring.

De accountantscontrole is en blijft opgedeeld in een interim controle (einde kalenderjaar) en een jaarrekeningcontrole. Tijdens de interim controle vormt de accountant zich een beeld van de administratieve organisatie en de kwaliteit van de interne beheersingssystemen. De belangrijkste aanbevelingen en aandachtspunten worden opgenomen in de managementletter. De opvolging van de aanbevelingen worden periodiek gemonitord. Het accountantsverslag over het afgelopen boekjaar bevat aanbevelingen, adviezen of opmerkingen. Deze worden besproken met de verantwoordelijken en de opvolging wordt periodiek gemonitord. De managementletter en het accountantsverslag worden voorzien van een bestuurlijke reactie die wordt besproken in de Auditcommissie.

Vanaf het begrotingsjaar 2017 lichten gemeenten de effecten van beleid toe door een vaste set
beleidsindicatoren op te nemen in de begroting en de jaarrekening. Dit wordt voorgeschreven in het nieuwe Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). Het gaat hier deels om indicatoren afkomstig uit www.waarstaatjegemeente.nl (dashboard BBV).
Een aantal van de indicatoren dient uit eigen gegevens of de eigen begroting overgenomen te worden omdat er geen landelijke bron voor beschikbaar is. Deze indicatoren worden dus niet ontsloten via waarstaatjegemeente.nl. Het betreft:

• Formatie/bezetting
• Apparaatskosten
• Externe inhuur
• Overheadkosten

Formatie/bezetting
De formatie van het ambtelijk apparaat voor het begrotingsjaar betreft het aantal fte’s op peildatum dat is ingevuld met een vaste of tijdelijke aanstelling plus de nog in te vullen vacatures.
Eén fte is het equivalent van een 36-urige werkweek.
De totale bedrijfsomvang is inclusief de capaciteit benodigd voor taken die de organisatie uitvoert voor andere overheidsorganisaties.
Het aantal fte’s in het overzicht is exclusief de formatie van het streekarchief, het college, de griffie en de raad.

 

Apparaatskosten
Apparaatskosten (ofwel organisatiekosten) zijn de noodzakelijke financiële middelen voor het
inzetten van personeel (salarissen), organisatie, huisvesting, materieel, automatiseringskosten e.d. voor de uitvoering van de organisatorische taken. De formatie van het streekarchief, het college, de griffie en de raad is hierin niet meegenomen Apparaatskosten zijn dus alle personele en materiële kosten die verbonden zijn aan het functioneren van de organisatie, exclusief griffie en bestuur. De loonkosten volgens de begroting 2020 bedragen circa 29,5 miljoen euro.

Externe inhuur
Kosten inhuur externen. Bron: eigen begroting
Uitgangspunt is dat er geen kosten voor inhuur externen worden begroot. Externe inhuur wordt betaald uit de reguliere loonsom in het geval er bijvoorbeeld vacatures ontstaan en waarbij het nodig is om op de korte termijn een externe in te zetten.

Overheadkosten 2021
Bron: eigen begroting
Om te kunnen vaststellen welke kosten verband houden met de sturing en ondersteuning van het
primaire proces en zodoende gerekend kunnen worden tot de overhead wordt deze definitie geïntroduceerd: Overheadkosten zijn alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces.
Bij ‘extern product bedrijfsvoering’ staat een negatieve last, die houdt verband met de doorbelasting van een deel van de overhead aan projecten en investeringen.