Paragraaf 5 Bedrijfsvoering

Bedrijfsvoering draait om de vraag: hoe sturen en beheersen we de organisatie om de geplande resultaten effectief en efficiënt te realiseren? Ook voor de ambities in deze begroting is een goeie bedrijfsvoering onontbeerlijk. Deze paragraaf geeft daarom inzicht in de belangrijkste ontwikkelingen, te behalen resultaten en activiteiten voor de gemeentelijke bedrijfsvoering. 

Hieronder volgt eerst een stuk over de organisatieontwikkeling. Vervolgens komen de ontwikkelingen rondom informatiebeleid, juridische zaken en rechtmatigheid aan bod, evenals de laatste stand van zaken rondom DVO/UVO en personeel en overheid. 

 In 2027 bouwen we verder aan een wendbare, professionele en toekomstbestendige ondersteuning van de organisatie. Dat is in lijn met de organisatieontwikkeling die in 2024 is gestart en in 2028 wordt afgerond.

We zetten in op versteviging van de beheersing in onze organisatie (three lines).  Het verder in control komen van de lijnorganisatie, een professionele ondersteuning hiervan door de staf en het inrichten van de onafhankelijke controlrol zijn focuspunten. Voor 2027 ligt het accent daarnaast op het verder versterken van de interne slagkracht, duidelijk beschreven processen, heldere rollen en verantwoordelijkheden, effectieve samenwerking en deskundige advisering vanuit de verschillende lijnen van de organisatie. Belangrijk speerpunt voor 2027 is de ontwikkeling van adequate dashboards en sturingsinformatie, zodat op ieder moment inzicht is in personeel, capaciteit, financiën, dienstverlening en kernactiviteiten. Daarnaast is de ontwikkeling en een verantwoord gebruik van AI een speerpunt.

In 2027 worden verdere stappen gezet om duurzaam evenwicht te krijgen in de inkomsten en uitgaven van de gemeente Woerden. Van de grootste uitgavenstromen worden de te verwachte kosten geanalyseerd en meerjarig in beeld gebracht. Tegelijkertijd wordt gezocht naar financiële ruimte. In eerste instantie door te zoeken naar structurele onderuitputting in de begroting maar ook door keuzes te maken die financiële ruimte opleveren. Aanvullend wordt ingezoomd op een aantal financieel technische onderwerpen, zoals het gebruik van reserves en voorzieningen door de gemeente, de opbouw van het uurtarief bij projecten en de kostendekkendheid van de tarieven. De financiële vertaling van deze analyses, zal plaatsvinden in de Kadernota 2028 en vervolgens in de begroting 2028. Deze ontwikkeling moet de begroting duurzaam in evenwicht brengen. 

In het 2^e kwartaal van 2027 wordt de raad een voorstel voor actualisatie van de financiële verordening voorgelegd. Naast een algemene herijking, komen in ieder geval aan bod: de voorwaarden voor de financiering van incidentele uitgaven via de Algemene Reserve, de planning van de P&C-documenten. De herijking van de financiële verordening wordt voorbereid in nauwe samenwerking met de auditcommissie.  Ook vindt in 2027 het gesprek plaats over de wens voor het instellen van een egalisatiereserve OZB.  Dit voornemen is benoemd in het coalitieakkoord en zal bij de algehele actualisatie van de nota reserves en voorzieningen worden meegenomen.  

Wat betreft het coalitievoornemen om te onderzoeken hoe het gemeentelijke kwijtscheldingsbeleid voor lokale belastingen en heffingen rechtvaardiger kan worden ingericht, gaan we kijken naar de mogelijkheden om maatwerk toe te passen en niet automatisch in alle gevallen tot volledige kwijtschelding over te gaan. Uiteraard hebben we ons als gemeente Woerden te houden aan de wettelijke kaders die aan de kwijtschelding ten grondslag liggen. Naar verwachting komt een raadsvoorstel over dit onderwerp eind 2027 naar uw raad. 

De afgelopen jaren bleef het gerealiseerde niveau van investeringen achter op de begroting. Dit veronderstelt een bepaald planningsoptimisme bij het opstellen van de begrotingen dit leidt tot het vastleggen van schaarse structurele middelen in de begroting die achteraf niet gerealiseerd gaan worden. In de begroting 2027 is in het tegengaan van dit planningsoptimisme een eerste stap gezet door het invetseringsvolume terug te dringen en te werken met een stelpost onderuitputting. Voor de begroting 2028 wordt gewerkt aan een systematiek waarbij het planningsoptimisme verder wordt teruggedrongen. Daarnaast zal bij zowel de voorjaars- als de najaarsrapportage een herijking van de investeringsuitgaven plaatsvinden.  

De informatievisie 2026-2031 geeft koers en gaat over de hele informatievoorziening: gegevens, processen, ICT, archief, AI en digitale weerbaarheid. In 2027 werken we aan drie doelen: 

• Informatie en technologie zijn op maat beschikbaar.
• Medewerkers kunnen informatie en technologie goed gebruiken.
• Informatie en technologie helpen in het dagelijks werk.  

We brengen meer samenhang aan in processen, applicaties, gegevens en informatiebeheer en kiezen  waar mogelijk voor standaardisatie. Ook werken we steeds meer informatiegestuurd. Data en (geo)informatie helpen ons om ontwikkelingen te zien en betere keuzes te maken. In 2027 gaan we door met het uitbouwen van belangrijke dashboards, waarmee de organisatie grip krijgt op financiën, personeel, capaciteit, dienstverlening en de kernactiviteiten.  We werken bij de voorbereiding en uitvoering van onze strategie met portfoliomanagement: de belangrijkste opgaven eerst en kunnen dat verantwoorden. Informatie is in 2027 beter vindbaar en duurzaam toegankelijk dit doen we in 2027 door realisatie van common ground opslag.

AI kan helpen ons werk slimmer en efficiënter te doen. We hebben daarom in 2026 een AI-strategie opgesteld. De AI-strategie kent een gefaseerde aanpak. Een volgende stap is dat we onderzoeken op welke wijze en op welke plekken in onze organisatie wij AI het beste kunnen toepassen en invoeren.

Bij keuzes over cloud, data, AI, applicaties en inkoop kijken we ook naar digitale autonomie. We willen niet afhankelijk zijn van systemen of leveranciers zonder daar bewust voor te hebben gekozen. Daarom wegen we open standaarden, Common Ground, zeggenschap over gegevens, continuïteit en de mogelijkheid om te veranderen van leverancier mee. 

Informatiebeveiliging en privacy 

Onze gemeente is steeds meer afhankelijk van digitale systemen. Daarom moeten onze informatie en systemen goed beschermd zijn. De Cyberbeveiligingswet is de Nederlandse uitwerking van de Europese NIS2-richtlijn. Deze wet vraagt dat we risico’s kennen, passende maatregelen nemen en kunnen laten zien dat die maatregelen werken. Ook vraagt de wet aandacht voor bestuur, incidenten, leveranciers en de continuïteit van onze dienstverlening. 

De Baseline informatiebeveiliging Overheid (BIO) is ons normenkader. We werken op basis van risico’s. Dat betekent dat we extra aandacht geven aan processen en systemen die belangrijk zijn voor inwoners, bestuur en organisatie. We letten ook op leveranciers en uitbestede ICT-diensten. 

We bereiden ons ook voor op verstoringen, zoals een cyberaanval, uitval van systemen of problemen bij een leverancier. Voor de belangrijkste processen maken we afspraken over herstel en oefenen we hoe we handelen bij een incident. 

In 2027 starten we met onderzoek van de huisvesting van zowel de gemeentewerf als het gemeentehuis. We stellen ons de vraag hoe de huisvesting beter kan aansluiten op de huidige en toekomstige behoeften en ontwikkeling van de organisatie. Daarbij betrekken we onder meer functionaliteit, veiligheid, duurzaamheid, toegankelijkheid, efficiënt ruimtegebruik en de kwaliteit van de werkomgeving. De uitkomsten vormen de basis voor een integrale afweging over mogelijke verbetermaatregelen, prioriteiten en de financiële consequenties daarvan.

In 2027 bouwen we verder aan het juridisch bewustzijn binnen de organisatie. We delen kennis, geven advies en helpen medewerkers om juridische regels en risico’s goed mee te nemen in hun werk. Ook blijven we werken aan de juridische kwaliteit van bestuurlijke besluiten en aan duidelijke en goed werkende processen. Zo willen we fouten en herstelwerk zoveel mogelijk voorkomen en de juridische risico’s voor de organisatie beter beheersen.

We zorgen voor een zorgvuldige en tijdige behandeling van bezwaren en klachten en voeren procedures als dat nodig is. We blijven het bezwaarproces verbeteren en kijken daarbij naar een eenvoudige, efficiënte en klantgerichte werkwijze. Waar het kan, zoeken we eerst naar een oplossing via een informeel gesprek of mediation. Ook open overheid blijft belangrijk en blijven we werken aan betere juridische processen, goede bestuurlijke controle en het vergroten van juridische kennis binnen de verschillende domeinen. Zo werken we in 2027 verder aan een sterke, toegankelijke en betrouwbare juridische functie die bijdraagt aan betere besluiten, minder juridische risico’s en vertrouwen van inwoners, bestuur en medewerkers. We zien dat door gebruik van AI het aantal en de complexiteit van bezwaarschriften toeneemt hetgeen een verzwaring van werkzaamheden oplevert.

Het primaire doel van de verbijzonderde interne controle (hierna VIC) is om inzicht te krijgen in de kwaliteit van de bedrijfsvoering binnen de ambtelijke organisatie. En daarnaast aanbevelingen te doen om de kwaliteit van de processen te verhogen en de kans op fouten en fraude te verminderen. De VIC is onafhankelijk gepositioneerd in de organisatie onder verantwoordelijkheid van de concerncontroller.  Zowel qua inhoud als aanpak (jaarplanning) wordt afstemming gezocht met de controlewerkzaamheden van de controlerend accountant, waarbij de nadruk ligt op processen met een hoog risico. De interne controles liggen in lijn met de materialiteit en rapporteringstoleranties welke de controlerend accountant hanteert.

Voor 2027 zijn de belangrijkste speerpunten van de VIC om meer aandacht te geven aan de soft-controls in de organisatie en aan doelmatigheid en doeltreffendheid.

Nieuwe samenwerkingsovereenkomst Woerden – Oudewater

De gemeentelijke samenwerking tussen Woerden en Oudewater is in 2024 geëvalueerd, waarbij geconstateerd is dat de samenwerking nog steeds meerwaarde biedt, met name op het gebied van robuustheid van de ambtelijke organisatie, aantrekkelijk werkgeverschap en regionale positionering. Tegelijkertijd is geconstateerd dat de samenwerking onder druk stond. Er waren kritische geluiden over rolonduidelijkheid, een gebrek aan doorontwikkeling, disbalans in inzet en financiële bijdrage, en onduidelijke kwaliteitsafspraken. Op basis van de evaluatie besloten de gemeentebesturen van Woerden en Oudewater de samenwerking voort te zetten op basis van hernieuwde afspraken die leiden tot verzakelijking en professionalisering van de samenwerking, zonder het partnerschap uit het oog te verliezen. Voor de periode 2026 – 2029 is een nieuwe samenwerkingsovereenkomst vastgesteld die toeziet op het versterken van rolvastheid, het verduidelijken van de kwaliteit van dienstverlening en nieuwe financiële afspraken.

In 2027 wordt de ingezette professionalisering van de samenwerking verder vormgegeven. Dat resulteert in kostenverdeling die aansluit bij de geleverde diensten per gemeente, meer inzicht in de geleverde kwaliteit en de financiële voortgang van de samenwerking, verdergaande harmonisatie van standaard dienstverlening en betere bestuurlijke afstemming van zaken die de samenwerking raken. Daarnaast werken de gemeenten ieder aan een eigen visie op hun toekomstige rol en positie nadat deze samenwerkingsovereenkomst in 2029 eindigt.

In 2027 bouwen we verder aan een organisatie waar medewerkers met plezier werken, zich kunnen ontwikkelen en duurzaam inzetbaar blijven. We willen een zichtbaar aantrekkelijke werkgever zijn in de regio en een platform zijn voor talent om zich te ontwikkelen. Daarbij richten we ons op drie onderwerpen: duurzame inzetbaarheid, medewerkers in hun kracht en een wendbare lerende organisatie. We onderzoeken of we voor deze vraagstukken regionaal kunnen samenwerken.

We gaan in 2027 stappen zetten op weg naar een strategische personeelsplanning, zodat we gericht ons wervingsbeleid en formatiebeleid kunnen voeren en de ontwikkeling van onze medewerkers kunnen stimuleren. In overleg met de gemeenteraad wordt bekeken welke sturingsinformatie de gemeenteraad nodig over de omvang en ontwikkeling van de organisatie. Doel is de gemeenteraad in staat te stellen op strategisch niveau kaders te stellen voor de personele budgetten en daarmee het budgetrecht te versterken.

Ook in de inrichting van de organisatie kijken we naar een passende en toekomstbestendige aansturing. De functie van directeur Samenleving wordt inmiddels langere tijd extern ingevuld. In de praktijk is gebleken dat de span of control van één directeur over twee verschillende domeinen te groot is om in één functie te beleggen. Daarom wordt één directeur toegevoegd aan de vaste formatie. Hiermee wordt de aansturing structureel geborgd en wordt de afhankelijkheid van langdurige externe inhuur verminderd. De structurele kosten hiervan worden binnen de bestaande begroting opgevangen.

We kijken kritisch naar onze externe inhuur. We zetten externen vooral in bij tijdelijke werkdruk, voor specialistische kennis, tijdelijke projecten of voor vacatures die moeilijk te vervullen zijn. De begroting gaat uit van een volledig bezette formatie met eigen medewerkers. Voor externe inhuur wordt slechts een beperkt deel afzonderlijk begroot, met name voor projecten. In de praktijk zijn niet alle functies voortdurend bezet en kan tijdelijke vervanging nodig zijn bij bijvoorbeeld ziekte, uitdiensttreding, piek in de werkbelasting of zwangerschapsverlof. Deze externe inzet betalen we hoofdzakelijk uit het salarisbudget dat beschikbaar komt door vacatures en uit vergoedingen voor bijvoorbeeld zwangerschapsverlof. Het werkelijke inhuurpercentage zal hierom vaak hoger uitvallen dan begroot, zonder dat dit automatisch betekent dat het totale personeelsbudget wordt overschreden. Komend jaar zetten we verder in op het vervullen van vacatures met eigen medewerkers (verhogen bezettingsgraad) en het verminderen van externe inhuur.

We blijven investeren in gezondheid, vitaliteit, werkplezier en het werkvermogen van medewerkers. Ook bieden we ruimte voor vakmanschap, persoonlijke ontwikkeling en groei. De Groene Hart Academie ontwikkelen we verder als plek waar medewerkers kunnen leren en hun kennis en vaardigheden kunnen vergroten. Daarnaast gebruiken we informatie uit onder andere exitgesprekken om beter te begrijpen waarom medewerkers vertrekken. Hiermee kunnen we gerichter werken aan het behouden van medewerkers en aan goed werkgeverschap.

Een goede en betrouwbare personeelsadministratie is belangrijk. In 2027 bouwen we verder op de invoering van AFAS en HR21 in 2026. We zorgen dat personeelsinformatie actueel en bruikbaar is en dat HR-processen duidelijk en voorspelbaar zijn. Daarbij werken we aan het maken van dashboards om inzicht in formatie, bezetting, apparaatskosten, externe inhuur en overheadkosten up to date te hebben. Hierdoor kunnen we adequaat (bij)sturen.

Vanuit de organisatieontwikkeling worden de trajecten voortgezet zoals ingezet: we werken hard aan onze processen; onze cultuur (managementleergang) en versteviging van de verticale lijnsturing zodat de juiste besluiten op de juiste tafel en het juiste moment worden genomen. Veel opgaven gestart vanuit de organisatieontwikkeling zijn inmiddels in de lijn ondergebracht.

Communicatie door de gemeente moet helpen om maatschappelijke doelen te bereiken. De communicatieadviseurs dragen hieraan bij door inwoners via verschillende communicatiekanalen te informeren en actief te volgen wat er in de omgeving speelt. Maar ook door het communicatief vermogen van de organisatie te vergroten. Met gerichte arbeidsmarktcommunicatie werkt team Communicatie samen met P&O aan het aantrekken en behouden van nieuwe medewerkers. We zullen de arbeidsmarkt in 2027 meer campagnematig benaderen. Bij crises en ingrijpende gebeurtenissen in de samenleving, zorgt het team met de bestuurders voor gerichte betekenisvolle uitingen van steun of duiding. Ook is communicatie een belangrijk onderdeel van het weerbaar maken van zowel de samenleving als de organisatie bij crises. Hier zal in 2027 zowel intern als extern aandacht voor zijn.

We zien dat kunstmatige intelligentie (AI) de manier verandert waarop mensen informatie tot zich nemen en ook hoe communicatie uitingen gemaakt worden. Die ontwikkelingen volgen we goed, zodat we op tijd kunnen inspelen op zowel kansen als bedreigingen die dit op communicatief gebied met zich meebrengt.