Paragraaf 5 Bedrijfsvoering

Bedrijfsvoering draait om het sturen en beheersen van de organisatie om de geplande resultaten zo effectief en efficiënt mogelijk te realiseren. Het gaat dus om antwoorden op hoe-vragen. Vraagstukken waar het college zich dagelijks mee bezighoudt. Er zijn ook thema’s die de kaderstellende rol van de raad raken. Deze paragraaf gaat daarop in.

De ambtelijke organisatie werkt aan de uitvoering van het directieplan ‘Huis op Orde’, waarmee ingezet wordt op het verbeteren van het ritme, de structuur en de voorspelbaarheid in het werk. Dit creëert overzicht en maakt dat de organisatie adequater kan anticiperen en reageren op vragen van bestuur,  samenleving en buitenwereld. Begin 2022 stelde de raad middelen beschikbaar uit het investeringsbudget van de bestuursopdracht voor alleen het project 'Processen structureren en sturingsinformatie' binnen het geheel van het directieplan ‘Huis op orde’ (D/22/048157).
De uitvoering van dit project is gestart, in 2022 wordt naast een organisatiebreed producten- en dienstenhandboek ook een begin gemaakt met het in kaart brengen en verbeteren van 10 organisatiebrede processen (denk aan haalbaarheidsverzoeken, beantwoording art 32/42-vragen, afhandelen klachten en bezwaarschriften). De looptijd van dit project is 24 maanden, waarbij wordt opgemerkt dat het verbeteren van processen een continue activiteit hoort te zijn in een organisatie. Het borgen van dit continu verbeteren is nadrukkelijk een punt van aandacht de komende jaren.
Passend bij het streven naar continu verbeteren staat in 2023 de kernwaarde Eigenaarschap centraal binnen de organisatie. De kenmerken uit het bestuursakkoord van Woerden – betrouwbaarheid, dienstbaarheid en daadkracht – verbinden we in 2023 met de organisatie-kernwaarden: eigenaarschap, samenspel en avontuur. Dit krijgt ook een praktische uitwerking in het leeraanbod van de Groene Hart Academie. 

COVID-19 heeft de manier hoe wij kijken naar plaats- en tijdonafhankelijk werken blijvend en ingrijpend gewijzigd. Het gemeentehuis is niet meer leidend als plek waar je je werk gaat doen. Je werkt daar waar je dat het beste kunt doen. Dit heeft consequenties voor onze informatiehuishouding. Deze verschuiving leidt immers tot vraagstukken op het gebied van informatiebeveiliging, digitaal werken en een digitaal werkplekconcept. Vanzelfsprekend heeft ook het directieplan ‘Huis op Orde – onderdeel processen en sturing’ – consequenties voor hoe wij werken en dus ook voor onze informatiehuishouding.

In 2023 werken wij volgens onderstaande pijlers:

•    Informatiebeveiliging
Woerden heeft in 2022 een goedkeurende auditverklaring gekregen op (opzet, bestaan en werking van) de algemene IT-beheersmaatregelen over 2021. In 2022 breiden we dit uit met meer informatiebeveiligingsmaatregelen en in 2023 gaan we hiermee door. Ook zullen we in 2023 zorgen dat de monitoring en respons verbeterd wordt. Daarnaast worden het informatiebeveiligingsbeleid en het privacybeleid in 2023 aangepast aan de huidige situatie.

•    Digitaal werken
Sinds COVID is Microsoft Teams niet meer weg te denken in hoe wij digitaal (samen)werken. Het kantoor is ingericht om dit ook goed te faciliteren. In 2023 zullen we zorgen dat steeds meer informatie geïntegreerd wordt in dit platform. In 2023 zal dit platform ook geschikt zijn voor project- en programma’s en voor telefonische bereikbaarheid.

•    Digitaal werkplekconcept
Met de verschuiving naar hybride werken en digitaal samenwerken zijn wij genoodzaakt om het digitaal werkplekconcept aan te passen. We gaan de flexibiliteit vergroten door laptopgebruik verder te faciliteren (in plaats van het gebruik van thin clients (vaste computers)). Dit, in combinatie met MS Teams, vergroot de bereikbaarheid van medewerkers en ook de mogelijkheden om effectiever digitaal te werken.

•    Huis op orde
Met Huis op orde (onderdeel Processen) zorgen we voor ritme en cadans in de organisatie. Daarmee werken we aan continue verbetering van de dienstverlening aan onze inwoners. Een deel van de verbeteracties zal liggen in procesaanpassingen of systeemaanpassingen die nodig zijn om in cadans te werken. Maar ook het verbeteren van sturingsinformatie zal gewenst zijn om voortdurend te kunnen bijsturen.

Naast deze pijlers zijn er landelijke ontwikkelingen:
•    In 2022 is de Wet openbaarheid van bestuur vervangen door de Wet open overheid (Woo). De Woo legt ons de volgende verplichtingen op:

- informatiehuishouding op orde brengen en houden;
- overheidsinformatie duurzaam toegankelijk houden;
- overheidsinformatie actief openbaar maken.

•    Eind 2022 zal de Omgevingswet in werking treden. De transitie in het kader van de Omgevingswet vraagt om verbeteringen op gebied van digitale dienstverlening voor initiatiefnemers van projecten. Het vraagt ook om nieuwe en betere werkprocessen bij ons als gemeente en ook in de samenwerking met onze ketenpartners. We sluiten hierbij aan op het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) en richten voor onze werkprocessen nieuwe digitale systemen in. De verwachting is dat we in 2023 in Woerden nog bezig zijn met alle ICT-aanpassingen.

•    Inwoners en bedrijven gebruiken steeds vaker digitale kanalen voor contact met onze gemeente. Voor eenvoudige producten en diensten beschouwen we deze als voorkeurskanalen. Een goede inrichting en werking van onze webtoepassingen is daarvoor noodzakelijk. We zorgen dat deze voldoen aan de eisen voor kwaliteit, toegankelijkheid, veiligheid en beschikbaarheid.

•    Diverse archiefprojecten m.b.t. Basisadministratie Systemen (BAS) waarmee we de archieven voorbereiden op digitale overdracht naar het e-depot van het Regionaal Historisch Centrum.

Het college draagt zorg voor de rechtmatigheid van de beheerhandelingen. Het gaat hierbij om de rechtmatigheid van verschillende processen. Hiertoe is een plan van aanpak voor de verbijzonderde interne controle (VIC) opgesteld. Daarnaast geven de auditors (die de VIC uitvoeren) vergaande ondersteuning bij de uitvoering van de interne controle (IC). Hiermee worden stappen gezet richting de rechtmatigheidsverantwoording 2023. Door een wetswijziging wordt het college van Burgemeester en Wethouders vanaf boekjaar 2023 zelf verantwoordelijk voor het afgeven van de rechtmatigheidsverantwoording. Momenteel is het nog de accountant die hierover verslag uitbrengt en het gesprek voert met de gemeenteraad. In de toekomst moet het college van B&W zelf een verantwoording opstellen, die opgenomen wordt in de jaarrekening. De accountant betrekt de rechtmatigheidsverantwoording nog wel bij het oordeel in zijn verklaring. 
De accountantscontrole is en blijft opgedeeld in een interimcontrole (tegen het einde van het kalenderjaar) en een jaarrekeningcontrole (na afloop van het kalenderjaar). Tijdens de interimcontrole vormt de accountant zich een beeld van de kwaliteit van de administratieve organisatie en van de interne beheersingssystemen. De belangrijkste aanbevelingen en aandachtspunten worden opgenomen in zijn managementletter. De opvolging van de aanbevelingen worden periodiek gemonitord. Ook het accountantsverslag dat daarna volgt over het gehele afgelopen boekjaar bevat aanbevelingen, adviezen en/of opmerkingen. Deze worden besproken met de verantwoordelijken en de opvolging wordt periodiek gemonitord. De managementletter en het accountantsverslag worden voorzien van een bestuurlijke reactie die wordt besproken in de Auditcommissie.

De gemeente Woerden voert zoals bekend ook taken uit voor de gemeente Oudewater. Deze dienstverlening is beschreven in een dienstverleningsovereenkomst (DVO). Deze DVO is op 16 juli 2020 door de gemeenteraden van zowel Oudewater als Woerden weer voor 5 jaar vastgesteld. Hiermee zijn de volgende bedragen gemoeid:

Vanaf het begrotingsjaar 2017 lichten gemeenten de effecten van beleid toe door een vaste set beleidsindicatoren op te nemen in de begroting en de jaarrekening. Dit wordt voorgeschreven in het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). Het gaat hier deels om indicatoren afkomstig uit http://waarstaatjegemeente.nl (-> product -> BBV). De overige indicatoren dienen uit eigen gegevens of de eigen begroting overgenomen te worden omdat er geen landelijke bron voor beschikbaar is. Deze indicatoren worden dus niet ontsloten via waarstaatjegemeente.nl. De indicatoren zijn in de programmaverantwoording vermeld onder programma 1. Het betreft:

•    Formatie  
•    Bezetting 
•    Apparaatskosten 
•    Externe inhuur 
•    Overheadkosten

Formatie/bezetting
De formatie van het ambtelijk apparaat voor het begrotingsjaar betreft het aantal fte’s op peildatum dat is ingevuld met een vaste of tijdelijke aanstelling plus de nog in te vullen vacatures. Eén fte is het equivalent van een 36-urige werkweek. De totale bedrijfsomvang is inclusief de capaciteit die benodigd is voor taken die de organisatie uitvoert voor andere overheidsorganisaties. Het aantal fte’s in het overzicht is exclusief de formatie van het RHC, het college, de griffie en de raad. 

Externe inhuur 
Kosten inhuur externen. Bron: eigen begroting. 
Uitgangspunt is dat er beperkt kosten voor inhuur externen worden begroot. Externe inhuur is begroot op plekken waar het werkaanbod kan fluctueren, zoals in het sociaal domein (aanvragen) of burgerzaken (balie). Verreweg de meeste kosten voor externe inhuur worden uitgegeven in de projectenorganisatie. De projecten (ruimtelijke ontwikkeling en openbare ruimte) worden deels door eigen mensen uitgevoerd en deels door externe inhuur. In de begroting van de projecten worden de uren voor eigen mensen en externe inhuur meegenomen in de VAT-kosten. Overige externe inhuur wordt betaald uit de reguliere loonsom, bijvoorbeeld bij vacatures die op korte termijn ingevuld moeten worden met een externe .

Verspreid over de begroting zijn diverse stelposten opgenomen. In een overzicht samengebracht zijn dit de volgende: